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失敗しないオフィス移転のコツ

オフィス移転における「失敗」とは?

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オフィス移転を「成功」させるには、「失敗」することを避けなければなりませんが、では、オフィス移転における失敗とは、何でしょうか?

簡潔に表現すると、「移転後、早い段階で、再び移転を検討する必要に迫られる状況」を指すといえるのではないでしょうか。実は、さまざまな移転のご相談を受ける中で、そのようなケースは少なくありません。

もちろん、業績が短期間で想定をはるかに超える成長を遂げた、といった前向きな理由であれば短期間の再移転はむしろ喜ばしいものですが、そうでは無い場合、なぜこのような現象が起きるのでしょうか?

共通する問題点

上記のようなケースに共通する点は、移転活動を始める前の段階に問題があったということです。特に、中小規模のオフィス物件では、エリア内の何百もの物件の中から、移転先を探すことになりますが、仲介会社への依頼内容がぼやけているため、希望する物件に辿りつけなかったり、あるいは具体的に物件を自分の目で見ていく段階になると、どうしても判断基準がブレやすくなるものです。

どのような事業計画でも、コンセプトの部分がしっかりしてないと、まず成功はおぼつきませんが、オフィス移転に関しても同様のことが言えます。実際に物件を探す前に、まずは以下の流れに沿って、今回の移転の方向性を整理してみましょう。

オフィス移転の理由を整理する

移転しなければ、現在抱えている「問題」が解決しない

経営者であるあなたが、オフィス移転の検討を開始したということは、何かしら現在のオフィスでは解決できない経営問題が発生している、あるいは近い将来発生することが予想されている状態だと思います。

失敗しない移転のためには、まずはこの「問題」をあらためて経営者の視点で整理してみましょう。ここで整理しておくことで、自社に最適な物件に巡り合うための「物件の条件」と、その「優先順位」が自ずと見えてきます。

オフィス移転の種類

オフィス移転の理由としては、概ね以下の4つの種類があげられます。

1.売上の増減 人員増減に伴う、必要な面積の増減から
2.建物の不満 居住性、設備、周辺環境など、建物固有の不満、問題から
3.契約の不満 賃貸条件への不満や、契約更新などから
4.事業所増設 経営意思決定により、新規に事務所が必要となるから

当然複数の項目に当てはまったり、同じ項目内でも複数の理由があるケースが多いかと思います。あなたの会社がどの理由にあてはまるのか、また、それぞれの優先順位と、その問題を「いつまで我慢できるのか」を真剣に考えてみてください。しばらく我慢できる理由であれば、優先順位は低いということです。

ここで整理した内容を基に、希望条件と移転期限を検討します。

物件の希望条件と優先順位

移転先の条件を検討する

移転理由が明確になると、それに伴い、移転物件の条件が見えてくるはずです。物件の条件は、概ね以下の5つの要素で構成されます。

1.場所 物件の所在エリア、最寄り駅
2.大きさ 坪数
3.予算 賃料、敷金(保証金)等初期費用
4.時期 決定時期、契約開始時期
5.グレード 築年数、内装、設備

それぞれの内容を仲介会社に伝えて、物件を探してもらうことになりますので、ここでの各項目を明確にすることはとても重要です。必要な広さなど、具体的な数値が感覚として良く分からない項目は、仲介会社の意見も参考にしながら決めた方がよいでしょう。

優先順位を明確にする

条件を決めていく際に重要となるのは、その優先順位です。もちろん全ての条件で100%希望に適う物件が見つかるのが理想ですが、現実にはある程度妥協しなければならない場面も出てきます。その際、それぞれの条件について妥協できる点、妥協できない点をはっきりと明確にし、さらには優先順位をつけておくことで、仲介会社との意思伝達もスムーズになり、最終意思決定おけるブレが出ることも防げます。

移転時期の考え方について

理想の移転時期は?

理想の移転時期を考えるにあたっては、内部要因と外部要因の2つの側面を考えましょう。

まず優先すべきなのは内部要因です。経営上、理想の移転時期は、ここまでで整理した移転理由と移転条件、優先順位などで明らかになっているはずです。契約の満了、社員の増減など、「移転の原因となった要素はいつまで我慢できるのか?」を考えれば、自ずと移転の期限が出ているのではないでしょうか。

賃料相場にも敏感に

外部要因の代表的なものとしては、賃料相場の変動があげられます。賃料は不景気時には下がり、好景気時には上がるものですが、株と同様、どこが底なのかを見極めることはなかなか難しいものです。移転理由がさほど差し迫ったものでない場合は、空室率や空棟率を参考にしながら、賃料相場の安い時に契約を行なうのに越したことは無いでしょう。

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