レイアウトで差がつく!
魅力的な事務所を作るためのポイントとは?

事務所をレイアウトする際、どの部分からレイアウトをすれば良いのか分からないという人も多いのではないでしょうか。
ほかの事務所はどのようにレイアウトをしているのか、基準となる寸法はあるのかなど、疑問も多いでしょう。
事務所内のレイアウトは、業務への集中力や生産性にも影響するため非常に重要なポイントです。
そこで、事務所のレイアウトを決める手順や、デスク周りのスペースを作る際に必要となる寸法について紹介します。

事務所のレイアウトを決めるポイント

事務所のレイアウトを決めるにあたって重要なことは、コンセプトを明確にしておくことです。
事務所の責任者がレイアウトをすべて決定するというケースは稀であり、詳細は別の担当者が行う場合が多いでしょう。
こうした場合、事務所のレイアウトを決める際、コンセプトだけは経営者が決めておくことがポイントです。
レイアウトのコンセプトとは、事務所の仕事内容によって基本的にどんな機能を実現するレイアウトにするのか、という考え方のことです。
どのような仕事をするための事務所なのかによって、レイアウトは変わります。
業務に必要な機能をピックアップしたうえで事務所のテーマを決めていけば、レイアウトにも統一感が出るでしょう。

事務所レイアウトの基本とは?

事務所のレイアウトを検討する際には最初に、各部署で共有して使う応接室、会議室、打ち合わせ室(スペース)などの配置を決めるのが一般的です。
そうすることで、執務室の配置や広さが自動的に決まってきます。
応接室の配置については、外部の人間が入ることを想定してセキュリティ上問題がない配置にすることが重要です。

次に、執務室内での各部署の配置やスペースを決めていきます。
同時に、各部署で共通して使うコピー機やファイルキャビネット、その他の設備があれば、その配置も決めていきます。
部署によって使う設備の頻度や種類は異なるので、各設備と部署の位置関係も効率よく業務が進められるように配慮しながら決めていくことが重要です。

最後に、各部署内でのデスクやキャビネットのレイアウトを決めていきます。
後述するように、部署ごとの業務スタイルによって最適なデスクのレイアウトは異なります。
実際にレイアウトする場合には、各部署の業務の特徴に合わせて最適なレイアウトになるように、各部署の意見も取り入れながら決めていくことが重要です。

こうしたレイアウトの検討の全過程で、各部署の社員や来客の最適な動線を確保する意識が常に必要です。

デスクの配置はどうする?

デスクの配置によって、事務所の業務効率も左右されます。
最初に、業務内容によって最適な配置を決めましょう、社員が増えた際にも対応できるように、省スペースであることを重視するか、1人のスペースにゆとりを持たせることを重視するかによっても、デスクの配置は異なります。
例えば、事務所そのものが狭いのにも関わらず1人のスペースが広いようでは、人員増加に対応できません。
集中力を要する業務中に、周囲の視線が気になるようでは集中力を欠きます。
デスクの配置やスペースの確保に失敗しないよう、基本的な6つのパターンをおさえておきましょう。

1つ目が、対向式と呼ばれ、デスクを向かい合わせに配置する「島型」ともいわれる配置です。
コミュニケーションを取りやすく、デスクの統一によって人員が増減した際にも移動しやすいことがポイントであるといえます。
また、椅子と通路のスペースを共有することになるため、無駄なスペースを必要としません。
営業職や事務職など、さまざまな業務に対応できます。

2つ目が、フリーアドレス型です。見た目には島型の配置と似ているものの、島型とは使用方法が異なります。
人に対して席が固定されておらず、空席を自由に選択して1日の業務スペースにする形式です。
社員の人数によって席数を決定し、最低限の席数を確保すればよいため、スペースを効率良く利用できます。
席が固定されていないことによって、部署に関わらずコミュニケーションが取れる点も特徴です。
外出の多い営業職や、出張が多い職種に適した配置であるといえるでしょう。
フリーアドレス型にする場合は、個人ごとの収納スペースや無線LAN環境などを用意します。

3つ目は、同向型です。並列式やスクール式とも呼ばれている配置で、学校の教室にも似たデスクの配置であり、同じ方向へ向かうようデスクと椅子を配置します。
対向式の配置と比較をすると、集中力を重視した配置であるため、コミュニケーションが大切な業務には不向きです。
書類や伝票の流れに沿うようにデスクを配置できるため、作業効率をあげるといったメリットがあります。

4つ目は、ブース型です。
個々のデスクをパネルやパーテーションで囲い、小さな空間を作ります。
周囲の視線を遮るため、業務に集中できることがメリットです。

5つ目は背面式であり、チームごとにブースを区切る方法となります。
顔が向き合う配置ではないため、視線が気にならず業務に集中できることが特徴です。
一方で、振り向くとすぐにチーム内でコミュニケーションが取れることが魅力であるといえます。
しかし、スペースの効率は悪いため、席数が少ない事務所や広い事務所に適した配置です。

6つ目は、クラスター型です。
区分けされた島ごとに、左のデスクは正面を向き、右のデスクは背面を向く形で配置されます。
列間にパーテーションを設置するとブース型にも似た形になりますが、ブース型と比較してスペース効率がよい点が特徴です。

基準寸法を知ろう!

基準寸法とは、スムーズな動線確保のためにレイアウトの際に最低限確保したい寸法のことです。
デスクのスペースは、机や椅子をあわせて1350~1600mm×1200mmであり、業務スペースとして最低限必要な寸法となります。
通路は最低限800mmは確保する必要があり、スムーズに人がすれ違うためには1350mmが必要です。
具体的なレイアウト作成の際には、これらの基準寸法をクリアするようにしましょう。

どんな流れで事務所を作っていくの?

まず、業者へ見積もりを依頼しましょう。
見積もりを依頼する際には、想定される社員数や坪数などの情報と、希望するレイアウトの図面を送ります。
スケジュールは、打ち合わせ1日、業者とのレイアウト擦り合わせが1~7日程、訪問打ち合わせで1日が目安です。
実際の施工は、2~7日程度を要することを念頭に、レイアウトの検討を進めましょう。

どうやって業者を選ぶ?

事務所のレイアウトを、どこまで業者に頼むのかを決めておくことが重要です。
移転や事務所デザイン全てトータルで頼むケースや、デザインのアドバイスだけをもらうケースもあります。
見積もりを取る際には、複数の業者に同じ条件で相見積もりを取るようにしましょう。
レイアウト変更時の相場は75平方メートルで75万円程ですが、 机やパーテーションなどの量によって料金は大きく変動することもあるため、注意が必要です。

基礎を知って個性もとりいれた事務所にしよう!

事務所のレイアウトには、最初に基礎を知ることが大切です。
業務内容に応じたデスクの配置、基本の寸法などを確認し、事務所に合うレイアウトのイメージを固めます。
そのうえで、個性あふれる魅力的な事務所を作りあげましょう。

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