オフィスの探し方とは？
賃貸オフィスの探す流れやオフィス選びのポイントを解説！
起業する際や、事業拡大に伴って新たなオフィスを探したいという方もいるのではないでしょうか。オフィス環境が整っていることで、社員のモチベーションや生産性が上がるなどのメリットがあるため、自社に合ったオフィス探しは重要です。
オフィスを探す際は、オフィスを持つ目的や役割を明確にし、条件を整理する必要があります。
本記事では、オフィスを構えるメリットや、オフィスの探し方について詳しく解説します。また、失敗しないコツも紹介するので参考にしてください。
オフィスを構えるメリットとは
オフィスを構える主なメリットは以下のとおりです。
- 生産性が上がる
- 社員のモチベーション向上
- 企業の信頼度が高まる
- 業務に必要な備品・設備が整う
オフィスを構えると、コミュニケーションがスムーズに行われたり業務効率が高まったりとさまざまなメリットがあります。しかし、リモートワークの普及によって働き方が多様化している実情もあり、企業に合わせたオフィスを構えることが大切です。
以下ではメリットについて具体的に解説します。
1. 生産性が上がる
オフィスがあれば、顔を合わせる機会が増え、社内コミュニケーションが活性化するため生産性が上がることが期待できます。
疑問点を聞きたい場合や、相談が必要な場合など、その場にいる社員とすぐにやり取りすることが可能です。電話やメール、Zoomなどを繋がなくてよいため、スムーズに業務を進められます。
またコミュニケーションが活性化すれば、チームワークの向上などのメリットもあります。
2. 社員のモチベーション向上
自宅やカフェではなく、オフィスで働くことで、プライベートの切り替えがしやすくなり、社員のモチベーション向上が期待できます。また、前述した通り、コミュニケーションが円滑になるため、良好な人間関係を築きやすくなるでしょう。
ワークライフバランスや良好な人間関係は、社員のモチベーションに直結します。社員のモチベーション向上は、結果的に社員が定着したり新たな人材確保が可能になったりさまざまな良い影響があります。
3. 企業の信頼度が高まる
オフィスを構えることで、企業の信頼性が高まります。特に、商談や面接などで直接会う機会がある場合、オフィスがあることで、会社の規模や仕事のやり方などが伝わり、信頼を得やすくなります。
また、プレゼンや打ち合わせの場としても活用でき、ビジネスチャンスの拡大にもなるでしょう。
4. 業務に必要な備品・設備が整う
オフィスにある程度の広さがあれば、高速インターネットやプリンター、デスク、会議室などの共用設備を整えることが可能です。
備品・設備が整っていることで、作業がスムーズに進み、生産性が向上する可能性があります。また、導線などを意識して備品・設備を配置すれば、業務に必要な道具を探すなどの手間やストレスが軽減されます。
結果的に生産性や社員のモチベーションなど、さまざまな面でメリットがあります。
賃貸オフィスの探し方
賃貸オフィスを探す際は、念入りな前準備が大切です。具体的に賃貸オフィスを探す手順は以下のとおりです。
- オフィスの要件を整理する
- 希望するエリアを決める
- 必要な面積を決める
- 設備内容を決める
- 最終条件を確認しておく
- オフィスを扱う不動産会社に連絡する
まずは、要件を整理しましょう。今あるオフィスの課題を整理するところから始めると、後悔しない賃貸オフィス探しに繋げられます。
1. オフィスの要件を整理する
オフィスを探す際、まずは要件を整理しましょう。オフィス移転の目的や役割など自社にはどのような条件がマッチしているのかを知る必要があります。
自社オフィスとして必要な広さやエリア、予算、設備といった条件を絞り込みましょう。
2. 希望するエリアを決める
希望するエリアは、都道府県のような広い範囲で決めるのではなく、市区町村といった狭い範囲で候補を絞りましょう。通勤交通費や住宅補助のことまで考えて候補を考える必要があります。
希望エリアは、候補を3つ程度に絞っておくと物件を探しやすくなるのでおすすめです。
3. 必要な面積を決める
面積を決める際は、人数に合わせて決めるのではなくワークスタイルや業種によってしっかり考えておきましょう。人数が多い会社でもリモートワークが多いと人数分の空間は必要ないかもしれません。
また、長方形や正方形のフロアなら設備やインテリアの配置がしやすいのでおすすめです。
4. 設備内容を決める
広さを決める際に、設備内容も同時に考えましょう。オフィスに置くコピー機やデスク、来客用のソファーやテーブルも考えておくと後で失敗がありません。
また、「高級感のあるオフィス」や「カジュアルなスタイルのオフィス」といったコンセプトを決めておくと、設備を決める際に選びやすくなります。
5. 最終条件を確認しておく
オフィスを探す際、希望通りの物件が見つからない可能性もあります。そのため、最終的に譲れる条件・譲れない条件を決めておきましょう。
項目ごとに優先順位を付けておくと選びやすくなります。
6. オフィスを扱う不動産会社に連絡する
オフィスを探す際、オフィス物件の取引実績がある不動産会社に連絡すると条件に合った物件を紹介してもらいやすいでしょう。
また、希望するエリアのオフィス物件を扱う会社に連絡すると、非公開の物件を紹介してもらえる可能性もあります。オフィス物件は一般の賃貸物件と異なる場合があるため、より専門知識を持った会社に連絡すると不安は減るでしょう。
オフィスの選び方
オフィスを探す際に注目したいポイントがいくつかあります。そのポイントは以下のとおりです。
- 専有部分の設備や景色
- 周辺環境の確認
- 共用部分の設備などを確認
上記の3つは内見で確認できます。確認したい部分を決めて内見時、漏れがないようにチェックしましょう。
1. 専有部分の設備や景色
オフィスを探す際、専用部分の設備や景色はしっかり確認しておきましょう。例えば、天井に取り付けられている照明器具や空調設備、温度調節が自社でできるかどうかなどです。
また、窓からの景色や陽の当たり方などもレイアウトを考える際に重要になるため、チェックが必要です。
2. 周辺環境の確認
オフィス内部だけでなく、周辺環境も確認しておきましょう。最寄り駅からアクセスが悪い場所や信号や坂の多い道ばかりだと通勤だけで社員のモチベーションは下がります。
また、女性が多い職場なら夜間のチェックをしておくと安心できるでしょう。飲食店やコンビニが近くにあるかなども重要なポイントになります。
3. 共用部分の設備などを確認
共用部分の設備も確認しておきましょう。特に、来客が多い会社ならエントランスの管理が行き届いているかはお客様にとって第一印象となるため重要です。他にも、駐車場やエレベーター、トイレの数なども確認しておきましょう。
また、ゴミの集積場をみるとマナーの良し悪しがわかるため、チェックポイントとしておすすめです。
失敗しないオフィス選びのコツ
オフィス探しを「成功」させるには、まずは大きな「失敗」をすることを避ける必要があります。オフィス選びの失敗とは「移転後、早い段階で、再び移転を検討する必要に迫られる状況」のことです。
オフィスを探す際、失敗しないためのコツは以下の通りです。
- 移転の目的を念頭に置いておく
- 希望する条件に優先順位をつける
- 複数件見ても決まらなければ条件の変更を検討する
- 予算は賃料だけでなく幅広く計算しておく
1. 移転の目的を念頭に置いておく
移転する際は、まずは移転の目的を念頭に置いておきましょう。移転の目的を忘れてしまい、周辺の景色や当日の気分などの外的要素で決めてしまうと、本来の目的を達成できない可能性があり危険です。
自分本位ではなく、会社のために考えることが大切です。
2. 希望する条件に優先順位をつける
希望する条件に優先順位を付けることも大切です。こだわりたいポイントを明確にしておくことで、何を基準にオフィスを選べば良いのかが分かりやすくなります。物件の条件は、以下の5つの要素を整理しましょう。
- 場所 物件の所在エリア、最寄り駅
- 大きさ 坪数
- 予算 賃料、敷金（保証金）等初期費用
- 時期 決定時期、契約開始時期
- グレード 築年数、内装、設備
これらの要素が整理できていれば、オフィス探しで失敗する可能性は下がります。
3. 複数件見ても決まらなければ条件の変更を検討する
物件を複数見ても決まらなければ条件の変更を検討しましょう。条件の一例としては、賃料や広さ、立地、設備、期間などが含まれますが、オフィスや働き方によって優先順位は異なります。
まずは、譲れる条件・譲れない条件を整理しておくことが大切です。
4. 予算は賃料だけでなく幅広く計算しておく
予算は賃料だけではありません。入居時には、毎月の賃料だけでなく、契約時にかかる保証金や仲介手数料なども必要です。
また、借りたいと思った物件の賃料が毎月の収支と照らし合わせて見合っているかも大切です。余裕を持った計画を心がけましょう。
オフィスを探すときは条件を明確にしておくことが大切
オフィスを探す際は、オフィスを構える目的やオフィスの役割を明確にし、念頭に置いた上で探すのが望ましいです。また、近年では、さまざまな働き方が増えているため、自社の働き方と照らし合わせることも忘れないようにしましょう。
納得のいくオフィス探しをするためには、要件を整理し、エリアや広さなどの希望を条件を明確にする必要があります。また、出した条件に優先順位をつけておくことで、最終意思決定においてブレが出ることを防げます。
オフィス探しをする際は、本記事を参考にして、目的を達成できるオフィスを見つけましょう。
