移転や立ち上げ時にそろえておきたい
事務所に必要な備品とは?
会社の移転や立ち上げのときにそろえておきたいものといえば何が思い浮かぶでしょうか。
文房具などの細々したものなら仮に準備し忘れてしまってもすぐに準備できることが多いので問題はありません。
しかし、スペースが必要な大きな備品が足りなくなると困ることがあります。
この記事ではオフィス立ち上げや移転などで準備すべき備品について紹介します。
1. デスクまわりに必要な備品の一例
まず、会社の移転や立ち上げに際して必要なものといえば文房具関係です。
デスクまわりに必要な備品の一例を紹介します。
まずは「印鑑」です。
印鑑は会社の印鑑はもちろん、自分自身の印鑑も必要です。
書類にサインするときには必ずといっていいほど印鑑が必要になります。
そのときに「会社ロゴ」も必要になることもあります。
ロゴの印鑑などがあると会社としての目印も封筒などにすぐに押すことができ便利です。
会社を立ち上げたり移動したりした、という場合には社名やロゴが変更になるということもあります。
その場合には印鑑などの名前も変更になりますが、「名刺」の内容も変更する必要があります。
名刺はBtoBのやりとりでは特に必要不可欠です。
名刺がなければ仕事になりません。
他のものは準備していたのに名刺だけ忘れていたという人もいるほど実はうっかり忘れやすい備品なのです。
このほかにも「筆記用具」(ボールペン、マジックなど)は消耗備品としてある程度ストックが必要でしょう。
いざというときにインクが出ないということがないように準備はしておきましょう。
「事務用品」(ハサミ、セロハンテープなど)もいざというときにすぐに出せるようにしましょう。
「ファイル」「メモ」「クリップ」「ホチキス」なども必要な文具です。
特にホチキスは最近では針を使わないエコなものも増えてきました。
針を使ったほうがいい枚数のときもあるかもしれませんができるだけ地球にやさしい商品を使うことで会社へのイメージもよくなることもあります。
「コピー用紙」や「インク」なども会社にはとても大切なもの。
IT化が進み、印刷物を少なくするように努めている会社も増えてきましたが、契約書締結には紙を用いることが多いです。
会議の資料なども印刷することを考えればコピー用紙やインクはストックしておく必要があります。
2. オフィスに欠かせない大きな備品の一例
大きな備品の一例を紹介します。
これらの備品は場所をとるので後から準備しようと思っても場所を確保することが難しいです。
忘れずに準備しましょう。
まずは「オフィス家具」(椅子、机、会議机、書類ロッカー、ホワイトボード、応接セットなど)です。
「オフィス用品」(ゴミ箱、ゴミ袋、時計、掃除用品など)は忘れやすく、ごみが出て初めて「そういえばごみ箱がない」ということに気が付いたというパターンもあるようです。
「コピー機」も場所をとります。
特に会社のコピー機は業務用のコピー機なので大きさもあり、後から設置しようと思っていると失敗することがあります。
業務用のコピー機だと重さもかなりあるので搬入するときには最初のほうに運んだほうがいいといえます。
「パソコン」「プリンター」も必要な備品です。
パソコンをデスクの上に置くということを考えるとある程度デスクは大きめのほうがいいということも想像しながら準備を進めることが大切ですね。
「シュレッダー」も必要です。
会社は個人情報の扱いには十分に気を付けなければなりません。
何らかの形で会社で取り扱っている個人情報が漏れたり企業内部の情報が漏れたりすると責任問題にもつながりかねません。
不必要な書類は処分できるようにシュレッダーの準備は必ずしましょう。
「電子レンジ」「冷蔵庫」なども忘れがちですが準備しましょう。
給湯室があるという場合にはこれらのものがあらかじめ設置してあるという場合もあるようですが、忘れていると後から搬入するのが難しくなります。
3. 忘れがちだけど準備しておきたいもの
次に忘れがちですが準備しておきたいものを紹介します。
「社内で用いる各種規定」や「申請書」です。
これは社内で扱う書類関係なので後でいいやと思っているうちに準備に追われてしまい、いざというときにすぐに出てこなかったり作成し忘れたりしてしまうこともあるものです。
会社を起こすのであれば忘れてはならないものです。
必ず準備するようにしましょう。
「業務で使用する契約書」や「見積書の雛形」も準備しておきましょう。
これも後からでいいや、すぐに作れる、などと油断していると忘れてしまいがちです。
自分の仕事のことは自分が分かっているから大丈夫だと高をくくっていると大変なことになります。
契約書や見積書は仕事が入ってきたらすぐに使うものです。
これらの書類ができていない段階で会社失格といっても過言ではありません。
まだ準備していないという場合には今すぐに準備してください。
「請求書」「納品書」「領収書」などの伝票関係も仕事が入り次第すぐに必要になります。
会社なのにこれらのものがないのは本末転倒です。
あとからでもすぐに作れるからとあとまわしにしていると忘れてしまいます。
作るのに時間はかからないので覚えているうちに作成しましょう。
4. 中小企業でも防災対策は今や常識
毎年のように災害が起こっていることを考えればオフィスで防災セットを持っておくことはとても重要です。
企業は従業員の安全に配慮する義務があります。
緊急時に何も出来ないということがあってはなりません。
時間や人手が足りないから準備しないということでは許されません。
今やどこで大きな災害が起こるかわかりません。
場合によっては、防災準備を怠ったということから損害賠償を求められることもあります。
まず今すぐにできる防災対策としてオフィス家具が倒れないようにしたりガラス飛散シートを貼ったりするなどの対策を行いましょう。
きっと大丈夫、というのは大きな落とし穴です。
震度7以上の地震が来るということもこれから先十分にあり得ます。
そのときに何かがあってからでは遅いのです。
できることはやりましょう。
後回しにされがちですが避難計画書を準備しておくことも大切です。
非常扉の場所を確認したり、避難経路を確認したりすることも大切です。
避難訓練なども定期的に行い避難するときに問題がないかということも踏まえたうえでの点検も必要不可欠です。
準備しておきたい防災備品も紹介します。
これらも置く場所がない、後で何とかなるだろうという考えは安易な考えです。
倉庫に必ず備蓄はあるようにしておくことが大切です。
まずは「飲料水」です。
水がなければ生きていられません。
逆を言えば水があればしばらくの間は何とかなります。
「ラジオ」も情報収集のために準備しましょう。
その際に乾電池が必要なものであれば乾電池の準備、できれば乾電池の必要のない手回しのラジオなども準備しておくとよいでしょう。
「簡易トイレ」も必ず準備しましょう。
緊急時にトイレが流れないということもあります。
込み合っていたり場合によっては故障したりすることもあります。
緊急時にトイレに行けないというのは精神的にもストレスになります。
「保存食」も簡単なものでよいので準備しましょう。
乾パンなども災害時には大切な保存食です。
お湯が必要なもの、火を使うものだと、いざというときに食べられないこともあるので火を通さなくても食べることのできるものを準備しましょう。
そのほか「アルミブランケット」は暖をとるのにも使えますし、「軍手」「ロープ」などもあると便利です。
怪我をすることも考えられますので「救急セット」や「ラップ」などもあると便利です。
「レジャーシート」もあると屋外での避難になったときに使えます。
雨が降っているというときに傘の代わりにもなるのであると便利です。
これらのものは定期的にそろっているか、賞味期限は問題ないかなどの確認をしましょう。
これらのものは何かがあったときに買いに行くということはほぼ不可能です。
何もないときだからこそ準備ができるのです。
5. 漏れのないようにリスト作りをしよう
オフィスに必要な備品はたくさんあります。
いざというときに「忘れていた」「後で準備すればいいと思っていた」では済まされないものも多いです。
必要リストを作って漏れのないようにしましょう。