バーチャルオフィスを利用するべき人は?
メリット・デメリットを徹底解説!
バーチャルオフィスを利用したり、検討する企業が増えてきています。
個人利用からチーム利用、住所貸しから、クラウド上のオフィス空間となるサービスまで、バリエーションも増えてきていて、バーチャルオフィスってなに?って方もいるのではないでしょうか。
この記事ではバーチャルオフィスのサービス内容、およびメリットとデメリットについて紹介していきます。
1. バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
そもそもバーチャルオフィスとはなんなのでしょうか。
また、バーチャルオフィスと一般的なレンタルオフィスはなにが違うのでしょうか。
各々の特徴についてここでは解説をしていきます。
1-1. バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは、①実際にオフィスで仕事をしない人たちに、会社の住所や電話番号を貸すサービス、②メタバースで話題のクラウド上のオフィス空間で働くバーチャル空間を提供する仕組みのいずれかの意味で使われます。以前は、①の住所と電話のサービスを意味することがほとんどでしたが、最近は②のような、『oVice』などのクラウド状のオフィスのサービスも増えており、様々な意味でつかわれるようになりました。
こちらの記事では、①の住所貸しサービスをバーチャルオフィスとして解説していきます。
コロナ以前からも、新規採用を行わないような企業や、個人に近いフリーランスのチームでは、リモートワークは徐々に浸透していっていましたが、コロナ後、急激に在宅勤務などが増加し、それとともにクラウドのサービスの向上や進化してきている影響で、会社に行かなくても仕事がこなせる環境が整ってきています。
しかし、会社に通わないとしても、事業を実施していくうえで、住所・電話については、登記や様々な審査・諸々の手続きには必須となります。
自社のホームページがある場合、会社の住所がないのは来客がなかったとしても信頼性の点ではプラスに働くことにはなりませんし、セキュリティ面を考慮すると、自宅以外の住所を持つことはとても有意義といえるでしょう。
住所の提供だけでなく、電話対応や郵便物の転送などのサービスも、バーチャルオフィスは対応していることが多いです。
事業を開始すれば、郵便物は頻繁に届くようになるでしょう。
郵便物を受け取るための住所として、バーチャルオフィスは役立ちます。
ただし、本人限定の郵便や食品などは受け取れない規定になっていることがほとんどなので注意しましょう。
既にオフィスをもっており、サブ的な役割でもうひとつ住所が必要なときにもバーチャルオフィスは活躍できます。
1-2. レンタルオフィスとは
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは一見似ているように思えるかもしれませんが、根本的に違います。レンタルオフィスはあくまで、実際に働く場所として必要な備品や通信設備を取り揃えているのです。
賃貸事務所と、同レベルの機能を持っていると考えてよいでしょう。
レンタルオフィスは用途、会社の規模、設備などによって選択できるサービスが変わってきます。
レンタルオフィスのサービスとして、椅子や机なども備品扱いとなっていますので、会議室などの共用設備を利用することができます。
登記の登録も可能となっており、借りるときの保証金や賃料は貸事務所よりも安い傾向です。
初期費用を抑えたいのであれば、レンタルオフィスはおすすめといえるでしょう。
お手軽なコストでバラエティに富んだ機能を利用できるため、SOHOの利用者にもレンタルオフィスは好評です。
また、全国使い放題のようなレンタルオフィスも提供されています。ここ数年で施設数は倍以上になっており、多くの施設から選択することができるようになりました。
2. バーチャルオフィスのメリット・デメリット
バーチャルオフィスを利用するのであれば、メリット・デメリットをしっかりと押さえていく必要があります。
バーチャルオフィスの具体的なメリット・デメリットについて、ここでは紹介していきましょう。
2-1. メリット
バーチャルオフィスは良いところも悪いところもありますが、まずはそのメリットについて解説を行っていきます。
2-1-1. コストの削減ができる
実際の賃貸物件やオフィスを用意する場合、毎月かかる費用は非常に大きいです。バーチャルオフィスは、東京都内の住所であっても月額20,000円を超えることはありません。最安の施設だと500円というものもあります。価格はサービス内容によるので、単純な比較はできませんが、レンタルオフィスを借りるよりも、マンションを借りるよりも、安いということは間違いありません。
オフィスビルを借りた場合発生する、家賃、光熱費、インターネットの契約費用、雑費、設備維持費など、かかる費用をリストアップしはじめると、きりがありません。
ビジネスをするなら都心の一等地が理想的ですが、そうなるとさらに費用は莫大になります。
一等地の敷金礼金、前家賃を含めると、多額の初期費用を準備する必要がでてくるでしょう。
バーチャルオフィスであれば、実際にオフィスとして使用するわけではないので、これらの費用が利用料に込みになります。起業をして間もないタイミングのときは売り上げが安定していないことがほとんどです。
そのような状況の中で、各種賃貸費用をフルで支払うのは非常にリスクが高いですよね。
都内の比較的安価なマンションを借りたとしても、月額6万程度はかかると思うので、バーチャルオフィスの費用が1万円だったとしても、毎月のランニングコストを5万円削減できれば、3年間で180万円、コストを削減できる計算です。
リスクヘッジした経営をしたいのであれば、バーチャルオフィスを検討するようにしましょう。
2-1-2. 開業出来るまでの期間が早い
開業は基本的に時間がかかるものです。
事務所を新規で借りたケースでは、入居審査、電話回線工事・インターネット回線開設などの準備が必要となります。
仕事を始められる環境が整うまでに、だいたい1カ月以上はかかるのが一般的です。
その点、バーチャルオフィスであれば、電話回線やインターネットの回線の契約手続きが最短即日から行うことができます。
平均をとってみると、バーチャルオフィスは審査からだいたい1週間程度で業務することができる状態になっているようです。
ビジネスを始めるための資金が安くなるだけでなく、業務開始までの早さがバーチャルオフィスの魅力といえます。
2-1-3. 都心に住所の確保ができる
金銭的に余裕が無い会社や設立して間もない規模が小さい会社にとって、一等地に事務所を構えるのは並大抵のことではありません。
しかし、バーチャルオフィスであれば、比較的容易に一等地の住所をホームページや名刺に記載ができるようになるのです。
地方で事業を行っていて、発注があまり入らず苦戦している会社はバーチャルオフィスを試してみるのがよいかもしれません。
バーチャルオフィスで所在地を東京に変えれば、ビジネス上の優位を確保できる可能性があります。
例えば、WEB開発を地方で行っている場合と東京の中心部で行っている場合とでは、問い合わせや発注量は相当に変わってくるのです。
東京よりも、地方のほうが発注が多いケースは稀といえるでしょう。
ビジネスにおける場所の優位性を軽視してはいけません。ほとんどの業務がオンラインで行われるような業種であったとしても、その傾向は今なお存在していると言えます。
バーチャルオフィスを利用し、一等地の恩恵を存分に受けるようにしましょう。
2-1-4. 自宅を知られる心配がない
身ひとつでビジネスを開始すると、会社兼自宅という形態を取るケースが多くなります。
しかし、会社の所在地が自宅だと、不特定多数の人に自宅の住所を知られるリスクを抱えることになるのでトラブルが心配です。実際に一番面倒なのは、営業マンに訪問されることです。
特に女性の起業家や小さい子どもがいる家庭だと、自分の住所は極力明かしたくないでしょう。
登記情報は長い間残り続けますので、ビジネスが軌道にのり、有名実業家になったときに、自宅に直接訪れるような人もあらわれるかもしれません。SNSが活発な時代ですので、自分の自宅を盗撮し、ネットに拡散するような、心無いネットユーザーの存在も無視できないでしょう。
バーチャルオフィスであれば、インターネットや名刺に載せる住所と、実際住んでいる住所を分けることができるので安心です。
自宅の住所をオープンにしなくてすみますので、個人情報の漏えいを防ぐことにも繋がります。
プライバシーや家族を守るという観点でも、バーチャルオフィスは有用なのです。
2-1-5. 会議室の利用もできる
クライアントや関係者と打ち合わせをする際、カフェやロビーを打ち合わせ場所にするのも悪くはないでしょう。
しかし、それらは公共の場所ですので、大切な会話が周囲の人に聞かれてしまうリスクは捨てきれません。
都合よく、常に場所が確保できる保証がないのもネックになります。
そのような状況では落ち着いた打ち合わせを開催するのが難しいでしょう。
レンタルオフィス併設型のバーチャルオフィスであれば有料、または無料で会議室を提供できるところがほとんどです。
その時々、必要に応じて会議室を利用することができます。実際に施設がなく住所以外の利用が出来ないケースもあると思います。そのような施設は利用料が安く設定されていることが多いので、スペース利用ができるドロップインの施設などを調べておくと良いと思います。会議は全部オンラインで行っているという会社も増えたと思います。そのような会社であれば、実際に利用できる場所は不要なので、住所と電話を中心としたサービスで、内容と場所などを中心に検討をするのが良いと思います。
地方から東京に進出する前段階として、バーチャルオフィスを用意しておくのも良いアイディアです。
はじめから東京に自社オフィスを用意しようとすると、人の配置などもあり、コストがかかります。
東京で打ち合わせや商談があったときだけ使用できる会議室が必要でないケースは、施設利用のないバーチャルオフィスの契約が最もコストパフォーマンスが高くなるでしょう。
2-2. デメリット
バーチャルオフィスについてのメリットを説明してきましたが、デメリットについても把握するようにしましょう。
2-2-1. 他社と住所が重複してしまうことがある
バーチャルオフィスは複数の会社が同じ住所を利用することがよくあります。
インターネットで住所を検索した際に、自社だけでなく、他の会社が表示される可能性はあるでしょう。
住所は信頼を証明するための情報です。
住所の重複が原因で、状況によってはクライアントから不信感を抱かれることも考慮しなくてはならないでしょう。
住所の重複はバーチャルオフィスを利用するのであれば、避けては通れない道です。
どうしても住所の重複を回避したいのであれば、独自の賃貸オフィスを借りるしかないでしょう。
住所の重複という観点では、バーチャルオフィスは賃貸オフィスや自宅よりも劣ります。
その分、バーチャルオフィスのコストは賃貸オフィスよりもはるかに安いのです。
どちらのメリットをより重視するのか、よく検討するようにしてくださいね。
2-2-2. 郵便物の受け取りが遅くなる
事業を開始すると、通常の郵便や書留、ダイレクトメールなど、さまざまな郵便物が届きます。
中には迅速な対応が必要なものもあるでしょう。
しかし、会社の所在地にバーチャルオフィスを設定したとき、会社当ての郵便物は、直接手元に届きません。
バーチャルオフィス上の住所に届いたものを、自宅や指定した場所に転送するシステムです。
そのため、郵便物が届くまでに1週間以上かかるケースもあります。
少しでも早く郵便物の到着を知りたいのであれば、郵便物が来たときに、メールなどで通知してくれるサービスを利用しましょう。
また、バーチャルオフィスによっては直接荷物を引き取りにいけるところもあります。
いずれにせよ、自宅で起業する場合に比べると、郵便物のレスポンスが遅くなることを覚えておく必要があるのと、荷物が頻繁に届く場合、その対応をどのように行うかは施設を選択するうえで重要な要素となります。
2-2-3. 突然の来客に本人の対応が困難
バーチャルオフィスは何も対応しなければ、基本的に人が誰もいません。
取引相手は当然それを知りませんので、偶然バーチャルオフィスの近くにきたときに、挨拶などで立ち寄ろうとする人もいるでしょう。
そのような場合にオフィスに誰もおらず留守の状態だと、信用性に疑問を持たれる可能性が高くなります。
また、起業した会社がスタートアップであれば、金融機関が融資を実行するための調査で来る場合もあるでしょう。
その際に、誰も人がいないとなると減点されても仕方がないといえます。
スタッフが常在しているバーチャルオフィスでは、突然の来客があっても、ある程度の対応が可能です。
名前の確認や名刺の受け取り対応をしてくれる場合があります。
しかし、実際、本人自体は不在ですので、直接対応をするのは困難です。
スタッフが対応するバーチャルオフィスでは、来客時、メールなどですぐに連絡がきます。
タイミングが合えば、直接対応に赴くことも検討しましょう。
2-2-4. 開業できない業種もある
バーチャルオフィスですべての職業が開業できるわけではありません。
特定の許認可が必要な業種では、あきらめる必要もでてくるでしょう。
バーチャルオフィスでの開業が難しい職種としては、弁護士、税理士、司法書士などがあります。
他にも、有料職業紹介、宅地建物取引などに関する業務もバーチャルオフィスでの開業ができません。
中小企業診断士、弁理士、会計士、社会保険労務士は開業可能です。
個別の占有スペースが必要となる仕事は開業が難しいことを知っておきましょう。
ただし、許認可については条件が緩和する場合がときどきあります。
緩和しても大々的には周知されないことが多いです。
許認可の動向については常に気を配るようにしましょう。
バーチャルオフィスで開業可能かどうかは、事前に確認しておくことが大切です。
2-2-5. 法人銀行の開設・社会保険の申請に不都合な場合がある
会社によっては法人口座がないと取引してくれないところもあります。
バーチャルオフィスの場合、銀行口座開設を断られてしまうケースがあるので、注意が必要です。口座開設の銀行の銘柄にこだわりがある場合、バーチャルオフィスの施設運営担当者に直接問い合わせることが出来れば、口座開設実績を把握している場合があります。また、各施設のホームページで銀行口座の開設実績について記載があることがあるので、『施設名
+ バーチャルオフィス 口座開設
実績』などで検索すると、口座開設実績が公表されているページが表示されることがあります。
例えば、DMMさんのバーチャルオフィスだと
法人口座の開設実績
のように公開されていました。
過去、バーチャルオフィスで開設した法人口座が犯罪目的で利用されるケースが頻発したことがありました。
そのような経緯もあり、銀行での口座開設のハードルが上がってしまっているのです。
特にメガバンクでの、銀行口座開設は難しいといわれています。
また、社会保険や雇用保険の申請も困難な傾向にあることを理解しておきましょう。
しかし、絶対に不可能かと問われると、そんなことはありません。
実際にアクションを起こしてみると、意外とすんなり申請ができたり、融資を受けられる場合もあります。
地域や業種によって事情は変わってきますので、試しにチャレンジするのも悪くはありません。
2-2-6. 電話の番号が次の移転先に持っていけないことがある
電話番号を各施設から提供されたものを利用すると、その施設の契約を終了するときにその電話番号が使えなくなるということがあります。
むしろほとんどの施設で、電話番号の権利は施設運営者に紐づいていると思ったほうがいいかと思います。
施設運営者に紐づいているからこそ、バーチャルオフィスの契約と同時に電話が利用できるようになるというメリットでもあります。どうしても移転先でその番号を利用したいケースは、バーチャルオフィスの契約をそのまま継続して、電話を転送してもらうという方法があります。
電話番号がビジネスにおいて重要という場合、電話の契約がどうなっているか、施設運営者に確認するようにしましょう。
3. バーチャルオフィスを利用する際に確認しておくこと
バーチャルオフィスを利用する際には、確認すべき事項がいくつかあります。
利用できるサービス内容、登記、契約期間などについてここでは説明をしていきましょう。
3-1. 利用できるサービス内容を確認する
バーチャルオフィスの形態はさまざまです。
バーチャルオフィスを専業にしているところもあれば、レンタルオフィスの業者がバーチャルオフィス業を兼ねている場合もあります。
バーチャルオフィスと謳っていても、実際にやることは電話代行や秘書代行のみのところもあるでしょう。
電話対応サービスは別途費用を請求されることが多いので注意が必要です。
電話対応がおそまつだと、取引相手を怒らせる要因となるので、バーチャルオフィスの電話サービスは慎重に選ぶようにしましょう。
また、郵便物の代行や来客対応が必要であるなら、それに応じたサービスを探さなくてはなりません。
バーチャルオフィスに期待する内容を整理し、サービスの確認を行うようにしましょう。
3-2. 登記ができるか確認する
バーチャルオフィスは会社登記を実施しても問題ないところもあれば、登記は断る方針のところもあります。
登記に対応するバーチャルオフィスがほとんどとはいえ、すべてがそうではありません。
登記をしたいのであれば、バーチャルオフィスと契約をする前に、必ず確認することが重要です。
しかし、バーチャルオフィスで登記をするといくつかのデメリットが発生することがあります。
許認可が取れない、法人口座開設が断られるといったこともあるため、その点は留意しておきましょう。
3-3. 電話サービスの内容や質を確認する
バーチャルオフィスによっては電話対応サービスを行っているところがあります。
必要に応じて利用することができますが、電話サービスの費用は別途請求されるケースが多いです。
何も考えずに多用していると、いつのまにか費用が増えてしまうこともあるでしょう。
電話対応サービスはクライアントから電話があったとき、事前に登録していた電話番号へ転送するシステムが基本です。
電話対応サービスの質はバーチャルオフィスごとに大きく異なります。
秘書サービスというオプションで記載されているサービスが、ほとんど電話対応に関するものです。大別すると、以下3種類です。
- ・全て転送されるパターン
- ・人が対応しているパターン
- ・IVRという機械応答するパターン
電話対応で不備があると、クライアントに不信感を抱かれ、状況によっては大きなトラブルへと発展することもあります。
大切なクライアントを電話対応で怒らせるような事態は避けるべきです。
電話対応のレベルについては、あらかじめバーチャルオフィスに実際に電話をして確認してみるとよいでしょう。
3-4. 他に利用している会社を調べておく
バーチャルオフィスは複数の企業や事業者が利用しています。
つまり、会社の住所は自分のものだけではなく、他の会社のものでもあるのです。
バーチャルオフィスを利用する際には、自分が借りようとしている住所を、ほかのどんな会社が使用しているのか、必ず調査するようにしましょう。
もし評判がよくない企業が同じ住所を使っている場合は注意が必要です。
その評判がよくない企業の影響で、こちらの信頼性が下がってしまうことがあります。
会社名が別なので、別会社と認識してほしいところですが、住所が同じという時点で、同一とみなすような人もときどきいます。
最悪なケースでは会社に恨みをもっている人のとばっちりを受ける可能性もゼロではありません。
トラブルがありそうな会社と住所が同じときは、すぐに変更の対応を取るようにしましょう。
3-5. 契約期間を確認する
契約期間はバーチャルオフィスによって変わってきます。
契約期間が1カ月から可能としているところもあれば、プランや会員制度により、1年~2年の契約が必要なところもあります。
例えば、1年や2年で契約してしまうと、途中でバーチャルオフィスを変えたいときに困ります。
バーチャルオフィスが一等地にあっても、オフィス自体が古かったり、近くにいかがわしい企業があれば、場所を変えたくなることもあるでしょう。
実際の事務所に比べ、オフィスを変えやすいのがバーチャルオフィスのメリットですが、契約期間が長いとそれがかないません。
契約期間が残っている状態で途中解約してしまうと、残りの費用を請求される可能性は高いでしょう。
バーチャルオフィスを契約する際には、最短契約期間を確認しておくと安心です。
4. バーチャルオフィスの利用が向いているケース
バーチャルオフィスの利用は、企業によって向き・不向きがあります。
まずはバーチャルオフィスに向いているケースを紹介していきましょう。
4-1. 従業員が社長だけである
会社で働いている人が社長のみであれば、従業員が働く場所が必要ありません。
そのようなケースでは経費的な面を考えても、賃貸事務所やレンタルオフィスを利用するのはもったいないです。
会社設立にあたっての住所や電話番号だけあれば当面はやっていけますので、まさにバーチャルオフィスがぴったりといえるでしょう。
従業員がいないため、自宅住所を会社の登記場所として利用する場合も考えてみましょう。
賃貸の場合では、大家や管理人から法人登記の許可を得なければならず、手数料も必要になります。
大家や管理人から許可を得ることができても、事情によって引っ越しをすることになれば法人登記の変更をしなくてはなりません。
そのたびに同じ手間と費用がかかることになるのです。
また、自宅を法人登録することでインターネットで検索されてしまうので、プライバシーの観点からしても気になるでしょう。
バーチャルオフィスであれば、そのような手間や費用がかからず、プライバシーも安全です。
4-2. 都心に会社の住所がほしい
ビジネスを拡充していきたいというケースでは、場所が重要な要素になります。
東京の中心部以外の住所になると、どうしてもローカル感が出てしまうことが否めません。
つまり、ブランディング的な問題が発生することがあるのです。
東京の住所はブランドです。
東京の都心に住所があることで、クライアントは安心しますし、利便性をみてもアドバンテージを得ることができるでしょう。
その結果、ビジネスチャンスが生まれやすくなるのです。
しかし、実際に都心に住所を持とうとすると、費用は相当かかります。
資産が高水準でなければ、なかなか難しいのが現実でしょう。
バーチャルオフィスであれば、そのための費用を大幅に抑えることが可能になるのです。
5. バーチャルオフィスの利用が向いていないケース
バーチャルオフィスはリーズナブルでお手軽ですが、すべての企業に向いているわけではありません。
ここでは、バーチャルオフィスの利用が向いていないケースについて考えてみましょう。
5-1. 許可を受けることが必要な場合
古物商や派遣業など、許認可を要する仕事ではバーチャルオフィスが適していないことが多いです。
許認可が必要な場合はバーチャルオフィスを登記する際に、確認を行わなくてなりません。
許可書の内容は、業種などによってさまざまです。
場所や空間など実際の執務スペースやOA機器などの設備が必要といった諸条件がある場合は、バーチャルオフィスの利用ができないことがあります。
5-2. 金融機関から融資を受ける必要がある場合
金融機関から十分な融資を受けたいと考えたとき、バーチャルオフィスはあまり向いてない可能性があります。
複数の金融機関から融資を受けようとしても、金融機関によっては断られる可能性に留意しなくてはなりません。
バーチャルオフィスの実態が確認しにくいことを理由に、融資をしないと決めている金融機関の数はそれなりに存在します。
融資が受けられないということでは決してないのですが、実際の住所を持つレンタルオフィスなどと比較すると苦しい面があるのが現実です。
6. バーチャルオフィスのメリット・デメリットを理解して活用しよう
コストの大幅削減を実現でき、都心に一等地を確保できるバーチャルオフィスにはたくさんのメリットがあります。
自分1人で起業する場合など、従業員が働くスペースを要しないケースではバーチャルオフィスの恩恵を十分に受けることができるでしょう。
自宅と会社の住所を別にできますので、プライバシーを守ることもできます。
ただし、賃貸事務所やレンタルオフィスとは異なっているところが多く、企業によってはデメリットになる点もあります。
金融機関の融資や許認可が必要な場合は検討が必要になるでしょう。
確固たる住所にどうしてもこだわりがあるときも、バーチャルオフィスは不利になります。
メリットやデメリットを十分に把握して、上手に活用できる道を模索するようにしましょう。
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