良いオフィスとは?
快適であるための条件や作り方のポイントを徹底解説
賃貸事務所や貸オフィスを探すとき、「快適性」は非常に重要なポイントです。
従業員がストレスなく働けるからこそ、生産性も向上して利益へとつながるのです。
そして、オフィスの居心地をよくするには物件選びからレイアウトまで、注意するべきポイントがたくさんあります。
この記事では、快適なオフィスの条件を解説します。
1. 良いオフィスとは何か?11個の条件を紹介!
さまざまな要素によってオフィスの環境は左右されます。
ここからは、従業員にとって理想的なオフィスを作るための11の条件を紹介していきます。
1-1. 社員が休憩できるスペースを確保している
いかにして従業員の集中力を持続させるかは、オフィス環境にかかっています。
もしも従業員が作業に集中できないと、業務の効率化の妨げになるでしょう。
そこで、快適なオフィスでは従業員が精神的にリフレッシュできるようなスペースが設置されています。
休憩場所があったり、気分転換できるような仕掛けが施されていたりすると、従業員は集中力を回復させることが可能です。
さらに、休憩場所は来客も立ち入れるようにしておきましょう。
商談スペースとして使いやすくなるだけでなく、風通しのいい印象を与えられます。
オフィス作りでは従業員と同じくらい、来客にとっても過ごしやすい空間にすることがポイントです。
1-2. 開放感を感じられる
オフィスにはデスクや棚といったビジネス用品が密集しがちです。
そして、物が狭い場所に詰め込まれていると、従業員がゆとりを持って動けるスペースがなくなってしまいます。
また、従業員同士の距離も縮まっていくので、圧迫感を覚えながら仕事をしなくてはいけません。
従業員のプライバシー侵害にもなるので、できればオフィスには開放感を持たせたいところです。
理想的なオフィスでは、従業員1人あたりのパーソナルスペースを1~3坪あたりに設定しています。
十分なゆとりを確保するにあたって、オフィスの広さはもちろん、器具のサイズも慎重に選んでみましょう。
器具のレイアウトによってもオフィスの印象は変わってきます。
他人を意識せず働けるようになれば、リラックスして働きやすくなります。
1-3. オフィス内の通路がシンプルである
通路もオフィスでは重要な領域です。
会社では器具や機材を移動させる機会が多いので、通路が狭いと作業がはかどりません。
また、出入りの激しい会社では、通路ですれ違うだけでもストレスになりがちです。
オフィスの通路は複雑になりすぎないように考えましょう。
まず、「交差点」をなるべく設けない方向でデザインします。
交差点は余分な通路を増やすため、移動距離が長くなるからです。
さらに、通路は「シンプル」であることを第一に考えます。
まっすぐと伸びている通路は移動も楽ですし、頭を使わなくて済むので従業員の負担になりにくいでしょう。
1-4. オフィスの温度・湿度が適正である
従業員は勤務中、自由にオフィスを出入りできるとは限りません。
そのため、オフィスの温度や湿度が適切でないとたいへん苦痛に感じがちです。
さらに、健康を損なったりやる気をなくしたりする要因にもなりえるので、丁度いい温度と湿度を心がけましょう。
快適なオフィスでは、時間帯に応じてエアコンの設定を変えるのが常識です。
また、空気清浄機や加湿器も備わっており、従業員の微妙な肌感覚に対応しています。
なお、オフィスの適性温度は労働安全衛生法「事務所衛生基準規則5条3項」でも定められているので参考にしましょう。
空気調和設備が整っているオフィスであれば、室内の気温は17度以上28度以下が目安となります。
ただし、あくまで目安なので、実際には季節や気候によって細かい調節が求められます。
1-5. フリーアドレスを導入している
社内のルールを工夫することで、オフィスの過ごしやすさを格段に向上させることも可能です。
代表例として「フリーアドレス」が挙げられるでしょう。
従来のオフィスでは従業員の座席が固定化されており、席替えでもない限り、常に同じ場所で業務を行わなくてはいけませんでした。
しかし、フリーアドレスでは決まった座席を設けていません。
出社した従業員は、その日の業務内容に合わせて座席を決められます。
「必要な機材から座席が遠い」などのストレスがなくなるので、快適なオフィス作りの一環として多くの企業が導入しています。
また、フリーアドレスは従業員同士の会話も円滑にすることが可能です。
作業を共有している従業員同士で自由に固まれるので、効率的に働けるでしょう。
1-6. 清潔感がある空間デザインになっている
インテリアやレイアウトには「テーマ」があります。
オフィスをデザインする際にもテーマに基づいている企業が多いでしょう。
しかし、テーマを詰め込みすぎると空間から調和が失われ、従業員が落ち着けなくなってしまいます。
何より、清潔感が感じられないので精神衛生にも悪いといえます。
従業員の集中力が分散され、作業効率が落ちていくでしょう。
快適なオフィスではテーマを1つに絞り、徹底することで清潔感を演出しています。
たとえば、「さわやかなデザイン」をテーマにするなら全体のカラーリングを白に統一します。
壁の色から器具まで白ベースにして、シンプルなビジュアルを目指すのです。
清潔感があるオフィスでは従業員の頭脳も活性化するでしょう。
1-7. 「緑」を取り入れているなど雰囲気が明るい
オフィスの「雰囲気」も無視できない要素です。
オフィスの見た目が暗いと、従業員も自然に気持ちが落ち込んでいきます。
仕事が忙しいときや残業しているときなど、つらい状況でのモチベーションに大きく影響されるでしょう。
空間を明るくしたいなら、さわやかで鮮やかな色を適度に取り入れることがコツです。
たとえば、「緑」は目に優しい色なので多くの従業員に癒しを与えてくれます。
オフィスのアクセントとしてもマッチするでしょう。
観葉植物などを上手く配置し、従業員を和ませるようにします。
そのほか、照明に十分な明るさが備わっているかも確認したいポイントです。
LEDなどを採用し、オフィス全体を常に明るく保てるよう工夫しましょう。
1-8. オフィス内での音漏れ対策をしている
企業のオフィスでは「雑音」が従業員に不快感を与えているケースも珍しくありません。
仕事を進めていく以上は従業員同士が話をしなくてはいけませんし、複合機やキーボードを叩く音なども飛び交っています。
そして、これらの雑音が集中して業務に取り組みたい人の邪魔になってしまうのです。
そのほか、会議室で話している内容が外に漏れてしまうのも、セキュリティの面で危険といえるでしょう。
意識的なオフィスは、サウンドマスキングシステムを取り入れています。
うるさくない程度の背景音を流し、音漏れを防止するための仕組みです。
また、音を吸収してくれるパーテーションも雑音対策として有効です。
周囲の音が気にならなくなれば、オフィスの快適性も増すでしょう。
1-9. 来客や社員含め足を運びやすい立地にある
オフィスの中だけでなく、立地条件も快適性に関わってくる条件です。
いくら社内の環境が整っていても、通勤が苦痛になっているオフィスは従業員から支持されにくいでしょう。
従業員が生き生きと働いているオフィスの多くは、駅前などの好立地に建てられています。
通勤の負担が軽くなると従業員の体力温存にもつながり、毎日全力で仕事に向き合えるようになります。
そして、顧客の目にも留まりやすい場所にあることも大切なポイントです。
一等地などのわかりやすいエリアにオフィスがあると、企業力を世に示せます。
社会的信用が高まるので、企業にとってのメリットとなるでしょう。
1-10. 社員のプライバシーを保つスペースがある
業務効率化ではコミュニケーションが重要視されるため、多くのオフィスは従業員の距離感を縮めることを念頭においてデザインされています。
一方で、コミュニケーションだけを追求していると従業員からの不満が噴出しかねません。
作業によって、1人きりで集中したい従業員もいるでしょう。
常に周囲から話しかけられやすい状況にあると、なかなか仕事がはかどらないケースも考えられます。
フリーアドレスなどの自由な交流と、従業員のプライバシーを両立させることがオフィス作りでは大切です。
たとえば、「集中スペース」を置くのはひとつの方法です。
パーテーションで周囲と区切ったデスクを設け、集中したいときは入れるようにしておきます。
そのほか、休憩室を業務スペースから隔離して設置するのも効果的でしょう。
1-11. 十分なセキュリティ対策や災害対策が施されている
従業員が安心して過ごせることも快適なオフィス作りには欠かせません。
それに、オフィスには業者や顧客など、さまざまな人々が集まってきます。
安全が確保されていないオフィスは社会的信用を失ってしまうでしょう。
そこで、オフィスをデザインする際にはセキュリティ対策にまで目を向けることが大切です。
さらに、災害対策もしっかりと施しておきましょう。
具体的には、機密性の高いスペースを受付から遠ざけ、来客から見えにくいようにします。
入退室管理を徹底し、IDがないと出入りできなくする方法もあるでしょう。
災害対策としては、器具の配置を工夫することです。
地震が来ても危険が大きくならないよう、大きな器具は人から遠ざけて置きましょう。
2. 良いオフィスを作るときの5つのポイントとは?
快適なオフィスを目指すには、具体的に5つのポイントを追及しましょう。
以下、5つをそれぞれ説明していきます。
2-1. 課題や問題点を洗い出し分析する
新しいオフィスを快適にするには、現在の問題と向き合うことが近道です。
まずは、今のオフィスで快適性を損なっている要因を見つけ出し、掘り下げていきましょう。
オフィスと関係なさそうな問題でも、じっくり分析してみることが大切です。
「従業員の会話が少ない」という問題が挙がっているなら、レイアウトが間違っている可能性もあります。
そこで、新しいオフィスでは休憩スペースを充実させたり、フリーアドレスを導入したりしてみましょう。
新しい環境は問題を一掃するチャンスなので、些細なポイントすらもリストアップすることが重要です。
2-2. 部署の担当者や社員にヒアリングする
トップダウン方式でオフィス作りを進めるだけでは、実用的な環境になりません。
実際にオフィスを利用するのは現場の従業員たちです。
従業員の意見が取り入れられてこそ、快適なオフィスは完成するでしょう。
そこで、オフィス移転が決まった時点で各部署に担当者を任命し、従業員のヒアリングを行います。
忌憚なく不満や悩みを吸い上げることで、オフィス作りのテーマは見えてきます。
経営陣は現場の意見と否定的に接するのではなく、真剣に受け止めるようにしてみましょう。
多くの意見に触れるほど、すべての従業員が望む環境を作れるはずです。
2-3. コンセプトを明確化する
オフィス作りでは「コンセプト」の明確化が結果を左右します。
コンセプトとは、オフィスが目指す方向性を言語化したものです。
現状の問題点をリストアップし従業員からの意見も集まってきたら、参考にしつつコンセプトを決定しましょう。
具体的には「従業員同士が自由にコミュニケーションできること」「従業員の集中力をサポートすること」といった風に、従業員の利益になるコンセプトが理想です。
そして、コンセプトが固まった後で、「どうすれば実現するか」を突き詰めていきましょう。
コミュニケーション活性化であれば、「動線によって従業員同士の会話をしやすくする」など、方法論を挙げていきます。
そして、コンセプトに合ったオフィスの完成図を思い描くことが重要です。
2-4. ゾーニングを意識する
快適なオフィスでは「ゾーニング」も理論的に決めていきましょう。
ゾーニングとは、目的ごとにスペースを配置分けしていく作業です。
スペースごとに関連性がある場合、ゾーニングに生かさないと業務効率が落ちてしまいます。
また、コンセプトが実現するかもゾーニングにかかっているので、慎重に進めたい作業です。
もしも来客が多い企業であれば、ゾーニングによってセキュリティ対策を施さなければいけません。
会議室など来客の目や耳に触れられたくない場所は受付から遠ざけ、安全に仕事ができるよう工夫しましょう。
ゾーニングに意味があると仕事はスムーズになり、従業員はストレスなく過ごせます。
2-5. オフィスを探す時は取り扱い物件数が多い業者を選ぶ
コンセプトやゾーニングが決まっていき、オフィスのデザインが具体化したなら物件探しに移ります。
そして、快適なオフィスを生み出すために難航しがちなのも物件探しなのです。
イメージが細かく定まっているときほど、理想的な物件にはなかなか出会えません。
できるだけ多くの物件にあたり、比較検討していくしか解決策はないでしょう。
そこで、物件探しでは取り扱い数の多い業者を頼る必要が出てきます。
幅広い選択肢があると、条件が厳しいケースでも妥協せずに済む可能性が増えます。
業者からも的確なアドバイスがもらえるので、物件探しがはかどるでしょう。
3. 良いオフィスを検討するときの2つの注意点とは?
物件選びでは、細かいポイントまで気になってしまいがちです。
しかし、快適なオフィスを実現させるには特に2つのポイントを見極めましょう。
3-1. オフィス内見時は雰囲気やレイアウトなどを入念にチェックする
物件探しでは「内見」という機会があります。
内見は契約前のオフィスを見定められる時間です。
イメージやコンセプトに合った物件なのか、内見には積極的に参加して確認しましょう。
資料やホームページだけではわからなかった点も内見では判明します。
物を置いた後の動線がどうなるか、部屋の雰囲気は明るいかなど、直接見るからこそわかる要素は少なくありません。
そして、内見では業者とも話ができます。
イメージを説明しながら、プロの意見を聞くのも参考になるでしょう。
3-2. オフィスに取り入れる要素に対して優先順位を決めておく
従業員へのヒアリングを丹念に行うと、異なる意見が大量に返ってくる場合があります。
すべての意見を取り入れるとコンセプトが揺らぎますし、実現するのも大変です。
時間や費用はもちろん、労力もかかってくるでしょう。
物件を探す際には、どの意見を優先すべきなのかが決まっているとスムーズです。
「第1条件は広さ」「第2条件は通路のわかりやすさ」など、優先順位を設け、複数の物件で迷わないようにしましょう。
もしも好条件の物件がたくさんあったときには、「どれが優先順位の高い条件を満たしているか」で決定します。
4. 参考にしよう!良いオフィスの事例を紹介
オフィスデザインの成功事例を知ると、自社の移転にも生かせます。
この段落では快適なオフィスの実例を挙げていきます。
4-1. KLab株式会社
スマートフォンゲームの開発事業で知られるKLab株式会社は、従業員に高い集中力が求められている企業です。
また、来客も多く、外部の人間からオフィスが見られる機会が頻繫にあります。
そこで、「清潔感」を優先したコンセプトで従業員も来客もリラックスできる雰囲気を生み出しました。
オフィスは全体的に白がベースカラーになっており、シンプルな情報量で脳への負担が軽減されています。
デスクの間にはあえてゆとりを作り、従業員が作業に没頭しやすい環境を整えました。
また、動線の単純さも従業員に歓迎されています。
エントランスからミーティングルームまでの距離がわかりやすく、突然の来客にも即座に対応可能です。
4-2. 平安セレモニー株式会社
冠婚葬祭事業を経営している平安セレモニー株式会社は、オフィス移転の機会に大胆なイメージチェンジを図りました。
明るい雰囲気で従業員が心地良く過ごせるための工夫が満載です。
まず、リフレッシュスペースを設けて、従業員が軽食をとれるように配慮しました。
忙しい仕事の合間にも、気分転換することが可能になっています。
また、床やオフィスチェアはあえてカラフルにデザインし、活発なムードを演出しています。
そして、3階には自動車をディスプレイしているのが特徴的です。
平安セレモニーはもともと自動車業で台頭してきた会社だったため、おしゃれなインテリアの中に「原点を忘れない」というコンセプトがこめられています。
4-3. 株式会社アトラエ
メディアの企画運営をしている株式会社アトラエは、ユニークなオフィスデザインを実現させています。
階段型のベンチやボックスソファが置かれ、職場でありながら従業員がくつろげる作りになっています。
全体的なテーマは「リゾート感覚」であり、さわやかなビジュアルが印象的だといえるでしょう。
ベーシックカラーは白でありながら、アクセントで加えられたブルーが目に優しく飛び込んできます。
快適な空間の中で従業員同士、コミュニケーションが円滑になるメリットが生まれました。
そのほか、デスクの大きさも特徴です。
パソコンと切っても切り離せない事業内容だけに、サイズの大きなデスクトップにも対応した実用性の高いレイアウトです。
4-4. サイズミック・テクノロジーズ株式会社
デジタル広告ソリューションのサイズミック・テクノロジーズ株式会社は、物件の長所を最大限に引き出すデザインを行いました。
日当たりが良好だったため、外からの光が差し込む明るいオフィスになっています。
オフィス内の仕切りが取り払われ、どの席からも全体を見渡せるように設計されました。
1人で作業に集中したいときや、チームで打ち合わせをしたいときの切り替えが便利なオフィスです。
なお、オフィスチェアは「赤」「緑」「青」と3色に絞られています。
カラフルでポップでありながらも統一感があり、忙しいときでも従業員の心を軽くしてくれます。
4-5. ロブソン株式会社
食品の企画販売で知られるロブソン株式会社は、シックで落ち着きのあるオフィスをデザインしました。
ベースカラーは黒や茶色といった暗い色にし、アクセントとして観葉植物が設置されています。
一方、来客に備えてミーティングルームは気軽に立ち寄れるよう、コンパクトなサイズ感となりました。
こうしたロブソンのコンセプトは、「パブリックイメージの逆をいく」点がポイントです。
従来の食品会社はクリーンなイメージにこだわるあまり、来客から近寄りがたい印象を与えがちでした。
ロブソンはあえてカジュアルさを強調し、外部からも親しみやすいオフィスに仕上げています。
4-6. 株式会社KAZE&Co.
Webマーケティングを行っている株式会社KAZE&Co.は、IT事業でありながらも自然をテーマにしたオフィスデザインが印象的です。
木を基調として、オーガニックな感触を味わえるオフィスとなりました。
企業では珍しく、土足が禁じられているのも特徴のひとつです。
オフィス内にはペイントアートも描かれていて、グループを意味する「風・空・雲・虹」が強調されています。
これらが示すのは地域とのつながりの大切さです。
そして、従業員個々人への配慮も行き届いています。
喫煙スペースが分かれており、従業員が1人の時間でリフレッシュできます。
また、デスクにもゆとりがあるので集中力を要する作業も苦にならないといえるでしょう。
4-7. 株式会社かいはつマネジメント・コンサルティング
国際ビジネスを支援している株式会社かいはつマネジメント・コンサルティングは、リラックス空間と実用性を兼ねたオフィスデザインを目指しました。
まず、執務室の通路からは複雑さが取り除かれています。
頭を使わずに移動できるので、社員のストレスが軽減されています。
一方、ミーティングスペースにはさまざまなコミュニケーションツールを用意しました。
目的に合わせて使用方法を変えられるのは便利なポイントです。
そして、全体的にはオーソドックスなデザインで統一されています。
上品なコンセプトが徹底されており、来客からも好印象を持たれるでしょう。
4-8. 株式会社ENERGIZE
フリーアドレスを導入したデザインの成功事例が株式会社ENERGINEです。
マネジメントコーチング業として従業員が活発に動き回っているオフィスでは、仕切り壁をなくすことで開放感を強調しました。
その結果、従業員の動線が楽になり、コミュニケーションがスムーズに行われています。
また、従業員が作業する場所を自由に選べるようになったのもメリットでしょう。
オフィス内の一角には簡易なラボが設けられているのも独特なアイディアです。
ミーティングで生まれた可能性はすぐ試され、その場で具体的なプランへと昇華されていきます。
実務面だけでなく、雰囲気も明るいのは壁面の工夫によるものでしょう。
鮮やかな黄色が取り入れられており、場の空気を和ませています。
5. 良いオフィス作りをして社員のモチベーションを高めよう!
オフィスが快適だと、自然に従業員のモチベーションも上がります。
賃貸物件や貸オフィスを探すときは、移転後のデザインまで考えて選ぶのが得策です。
そして、より理想のオフィスに近づくためには、できるだけ多くの物件にあたりましょう。
アットオフィスは物件数の多さが強みのコンサルティング業者です。
物件を調べるだけでなく、デザインの相談までできるので気軽に連絡をとってみましょう。