フレキシブル
オフィスとは？
コロナで利用が広がる柔軟な
オフィスの利用契約
コロナ禍による働き方の変化が、オフィスの契約形態に影響を及ぼしています。三井不動産のWORK STYLING、野村不動産のH1O、ZXYのようなレンタルオフィスやシェアオフィスの利用という契約形態は1～数名のレンタルオフィスのような施設利用によくある契約形態ですが、WEWORK、クロスコープ、リージャスをはじめとする、数十名規模の利用を受け入れ可能な施設が作られ、数百名から千名を超えるオフィスの契約形態にも利用という考え方が増えてきています。DENA、GA technologies、ユニポテンシャル、ラトナ、ヤプリ、ベルフェイス、ビットキー、シーネットグループなども利用企業です。
フレキシブルオフィスとは？
フレキシブルオフィスとは、直訳すると「柔軟なオフィス」という意味です。その名の通り、レンタルオフィス、サービスオフィス、コワーキングスペース、フロア占有型、またそれらのオフィスを総称して使われるシェアオフィス、サテライトオフィス等、外部の利用者向けに提供する柔軟な共用型オフィスのことを指します。
実は古い言葉ではなく、ここ何年かで使われるようになってきた言葉です。かつては、個人の利用が大半を占めましたが、ここ2－3年で大手企業の利用も増加しています。
フレキシブルオフィスの種類
フレキシブルオフィスにあてはまる賃貸形態として、「シェアオフィス」「レンタルオフィス」「サービスオフィス」「コワーキングスペース」などがあり、大きくは2種類、専用個室がある契約とない契約です。最近では「フロア占有型」と呼ばれる区画ではなく、フロアー単位で借りる形態も出てきましたし、セットアップと呼ばれる内装付きオフィス、居抜きオフィスも広義ではあてはまるかもしれません。人員の増減に合わせて可変的に広さやを調整ができることや、契約期間が比較的短いことから転居がしやすい、原状回復工事がなく、退去コストが抑えられるなど、様々なメリットから使われるようになった言葉だと思われます。
サービスオフィス
サービスオフィスとレンタルオフィスには実際には大きな差はありませんが、運営主サイドからのメッセージに近いもので、 レンタルオフィスは場所を貸しているイメージで、サービスオフィスはその名の通りサービスと場所がセットになって貸されているもの という考え方です。秘書的なサービスや交流会の規格がされる施設が多いです。
レンタルオフィス
レンタルオフィスとサービスオフィスについても、ほぼ同じですが、上記で記載したように、レンタルオフィスは 場所という考え方に比重が大きく寄っているイメージです。
シェアオフィス
シェアオフィスはもともとの概念としては、複数の事業者で1つの場所を共有するイメージから来ています。 必ずではないですが、個室がない施設が多々あります。
コワーキングスペース
コワーキングスペースのほとんどに、個室はありません。漫画のないマンガ喫茶のイメージの施設が 多いですが、イベントの開催もされていたりします。
居抜きオフィス
居抜きオフィスは前のテナントが残していった内装を利用して、入居時のオフィスの内装施工費を軽減できます。セットアップと違って、原状回復工事が発生するのは忘れてはいけないのと、セットアップも契約に応じて床壁天井の張替やクリーニングが発生することもあるので、入退去にかかるコストが０になるということではありません。
各オフィスの特徴を表にまとめました（下記表参照）。特徴やサービスはそれぞれ様々なので、全てが当てはまるわけではありませんが、おおよその区別としては以下のようなイメージでお考えいただけると良いかと思います。
| 個室契約 | 共有スペース | 会議室 | 事務代行 | 法人登記 | その他 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| サービスオフィス | 有料 オプション | 事業支援 人脈形成 | ||||
| レンタルオフィス | 有料 オプション | - | ||||
| シェアオフィス | - | |||||
| コワーキングスペース | 人脈形成 | |||||
| 居抜きオフィス | - |
フレキシブルオフィスの特徴とメリット
フレキシブルオフィスは可変性が高く契約期間も短いことから、社会情勢の影響や、事業の急拡大のようなケースに対応がしやすいという特徴があります。1年後の状態がわからない場合など、中長期の賃貸オフィス契約を交わすことがリスクになることを避けることができます。また、感染症などの影響から職場と住居の距離をなるべく近くにするなど、企業による働き方に合わせた利用方法をとることが比較的簡単に実現が可能です。
契約の柔軟性が高い
契約期間は最短で1か月から利用できます。もっと言えば、時間利用も含めれば、1時間から利用ができます。また、複数拠点を運営する事業者の施設を利用する場合、複数拠点の利用プランが設けられていることが多く、1か所だけではなく、全国のラウンジ利用などが可能な施設も増えてきました。
内装設備の準備が不要
個室プランの場合、内装設備や机やいすなどの什器はほとんどの場合人数分用意されています。個室を持たないフリーアドレスの場合も、オープンな施設を共同利用できます。様々なタイプの会議室が利用できるケースも多いです。共用の複合機が利用可能なことも多く、インターネットへの接続も無料でできます。細かい話にはなりますが、水光熱の料金も込みになっています。フリードリンクなどがある施設もあり、トータルで考えるとコストが抑えられると判断する会社が増えています。
入居の手続きが簡単
フレキシブルオフィスの3つ目の特徴は、オフィス検討から入居までが数日（最短翌日）で可能という点もあります。従来のオフィスであると、ネット回線を引いたり、複合機を用意したり、内装を入れたりなど、入居まで1か月以上かかることも少なくありません。一般オフィスの賃貸借契約は内装工事・原状回復工事の期間も含めて契約期間となりますので、入退去時に合わせて2-3ヶ月のコストが実はかかってくることになります。また、6－12か月という敷金の負担も少なくありません。逆にフレキシブルオフィスであれば、敷金という考えがほとんどありません。
1人から数百人まで対応できる
以前は、数十坪と個人の利用者が共同で利用するというスタイルが主であったものの、現在はそれに加えて、一般企業の利用も増えてきました。事業部単位で利用をすることも多く、働き方に合わせた利用が進んでいるとも言えます。
事務代行サービス等が利用できる場合がある
契約するフレキシブルオフィスが、サービスオフィスやシェアオフィスの場合、各種代行サービスが利用できる場合があります。
▼参考 (野村不動産H1O)
- 受付対応
- 電話対応
- 郵便受取対応
- 不在時の宅配物対応
- 秘書代行
- 会議運営サポート
- 文書・資料 整理・作成
- ITサービス
- 清掃
- フード提供
- イベントスペース利用
- テナント交流会
- セミナー開催
- ビジネスマッチング
など。
フレキシブルオフィスのデメリット・注意点
これからの時代にフィットしたフレキシブルオフィスですが、いくつかデメリット、注意点もあります。原則としてすべての利用が共同の利用ということを前提としており、利用ルールに従う必要があります。また、単純に家賃の単価でいうと、通常賃貸オフィスと比較して、何倍かになるケースが多いのも事実です。通常オフィスは電気代別・内装費別・飲み物別・会議室別となっていますので、それと単純比較することは難しいですが、長期で固定的な利用をする場合、利用料の負担が大きいというのもあります。
情報漏えい等のセキュリティリスク
多くのスペースが共用になるため、セキュリティーの問題は付きまといます。電話ブースが設けられている施設も増えましたが、常に空いているわけではなく、フリースペースで電話に出ることも多くなるのは確かです。また、施設のwifiを利用する場合も、回線を共有しますので高いセキュリティー基準が必要とされる業務の場合は、施設に相談して個別の回線が引き込み可能か確認する必要があります。
自社内で管理する設備、在庫等は持ち込めない
フレキシブルオフィスには多くの荷物を持ち込むことはできないため、サーバー等の設備や、社内でどうしても保管しなればならない在庫や資料等が大量にある場合は不向きです。とはいえ、フロア専有型も増えてきているので、どのような利用ができるかは都度確認されることをおすすめします。
フレキシブルオフィスなら、多様化する働き方、企業のあり方に対応できる
大手中小にかかわらず、多様な人材構成・様々なシチュエーションで働くことが生産性を上げるというタイプの会社が増えています。また、企業にとって新しい取り組みをするときに、現在のオフィス環境がその目標を達成するために最適解かという課題もあります。フレキシブルオフィスは企業において働く人の生産性を上げるための一つの解決策として注目されています。1名で起業する場合においても、10名で事業を拡大する場合においても、100名の事業部で事業運営する場合においても、その価値は働く人・企業の考え方や経済合理性と合致する必要があります。既存のオフィスにおける働き方が、多くの企業にとって今なお最適なプランであるということに変わりはないと思われますが、フレキシブルな契約形態・拡張縮小の簡便さが必要なシチュエーションという重要性が必要になる時もあります。オフィスを選ぶとき、目的や働く人のイメージにあう物件・施設を選んでいただけたらと思います。
こんな場合は、フレキシブルオフィスを検討してみましょう
- 1事業が急拡大が予定される場合
- 2短期もしくは期限の定めのないプロジェクトチーム
- 3個人・小企業での利用
- 4セミナールームなどが必要な小規模事業者
- 5全国に営業所をかまえる必要のある企業
など、様々な利用に適しています。
よくある質問
フレシキブルオフィスとは？
レンタルオフィスやシェアオフィスなどの契約形態が賃貸借でなく利用契約であるものをさす場合が多いですが、オフィスの賃貸契約の中で内装付きオフィスや居抜きを広義的に指す場合もあります。
フレキシブルオフィスのメリットは？
オフィスとして利用するなかで必要な設備はすべてそろっており、すぐに業務が開始できます。また、契約期間が短く設定できることが多いので、短期のプロジェクトや期間の見通しがつかない中での利用に適しています。
フレキシブルオフィスのデメリットは？
一般のオフィスと金額面で比較すると高く見えることが多いです。フレキシブルオフィスには多くの利用料が込みになっており、単純な比較が難しいため、自身の計画に合わせて、慎重に判断することが必要です。また、高いセキュリティー基準を求める際、プライバシーが確保できるスペースが取れるか、インターネット回線が独自で引けるかも確認をお勧めします。
フレキシブルオフィスを探す方法は？
フレキシブルオフィスのすべての種類を検索できるサイトは、現時点ではないのと、施設の空き状況の更新スピードが早いため空き状況まで含めると正確な情報については、直接施設管理者に問い合わせるか、仲介会社を通じて確認を行うことをお勧めします。
資料掲載内容
- ・経営者のためのオフィス移転ガイド
- ・ご移転チェックリスト
- ・東京主要エリア 平均募集坪単価レポート
- ・オフィス移転スケジュールガイド
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2000年の創業から今日まで、10,000社を超える法人企業の方とのオフィス・SOHO・レンタルオフィス・シェアオフィスの移転や店舗の開業・倉庫や支店・営業所の開設をお手伝いさせていただきました。
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