理想のオフィスにレイアウトしたい!
フリーソフトで何ができる?
デザイン性を重視したレイアウトを採用することで、従業員のモチベーションアップにつながります。
しかし、デザイン性にばかり重点をおくと、機能的なオフィスレイアウトにならないこともあるのは事実です。
そのため、従業員の仕事の効率を上げるために、機能的で働きやすいオフィスレイアウトを取り入れる企業が増えてきています。
しかし、オフィスレイアウトでは、デスクやパーテーションの配置などを考える必要があり、規模の大きな企業ほど大変です。
そのような悩みを抱えている人は、オフィスレイアウトを簡単に行うための便利なフリーソフトを活用するとよいでしょう。
そこで、この記事ではオフィスデザインの機能的なレイアウト方法や使いやすいフリーソフトを紹介します。
1. フリーソフトを使用する際に参考となるオフィスレイアウトの基準
オフィスレイアウトソフトを初めて使う場合、具体的に何ができるかイメージがわかない人もいるでしょう。
そこで、この段落ではフリートソフトを使ってできることと、使用するときに知っておきたいオフィスレイアウトの基準について紹介します。
1-1. デスクまわりや通路幅の理想的な寸法の目安
従業員の仕事を邪魔するようなレイアウトでは、機能的なオフィスレイアウトとは呼べません。
そのため、機能的なレイアウトを目指すのであれば、動線の確保は最重要課題です。
レイアウトを考えるときは、まず動線の場所を確保したうえで、作業の流れを止めない基準となる最低限の寸法を知っておく必要があります。
たとえば、デスクに着座した場合の寸法に通路幅などを組み合わせてレイアウトを作成していくと、かなり具体的な図面が完成します。
実際に寸法を測ってからレイアウトを作成することで「思っていたよりも通路の幅が狭い」「デスクが全部入らない」などの問題点がわかるでしょう。
理想的な寸法の目安は「デスクスペースの場合は縦700mm×幅1200mm程度」「人が着座して作業するスペースの場合は400mm程度」です。
また、通路については「1人が通れる幅は800mm程度」、「すれちがいがスムーズにできる幅は約1350mm以上」だといわれています。
実際のオフィスの広さやデスクの数によって微調整しながら作業を進めましょう。
1-2. ひとりあたりのスペースの適正面積と余白の広さ
オフィスのレイアウトを作成するうえで、よくある悩みが「ひとりあたりのスペースをどれぐらいで考えるか」です。
ひとりあたりに必要な作業スペースは業務内容によって異なるうえ、同じ業務を行っていても人それぞれの性格によっても異なります。
しかし、ひとりひとりに合わせたスペースを考えていくのは、作業が煩雑になるため実際には不可能です。
基本的には基準となるスペースを前提に作業を進めていくとよいです。
一般的なオフィスにおけるひとりあたりのスペースは「2坪」が基本だといわれています。
デスクや書棚、レイアウトの間取りなどを工夫し、適切なスペースを確保するように配置しましょう。
ただし、スペースを効率的に活用しようとして、あまりにもデスクや書棚を詰め込み過ぎると窮屈さを感じる場合もあるので、注意しなければいけません。
なぜなら、備品を置いていないスペースの広さで、従業員が仕事をこなすうえでの快適さが変わるからです。
理想的なオフィスの余白は一般的に全体の約70%で、それよりも少ないと従業員は狭く感じてしまいます。
適切な余白を残すようにレイアウトを考えましょう。
2. オフィスレイアウトフリーソフトの使用で参考となる間取り
オフィスレイアウトソフトでは、さまざまな間取りを作成できます。
しかし、基本となる間取りを知らないと、作成に苦労するでしょう。
そこで、この段落ではオフィスレイアウトソフトを使用するときに参考になる間取りを紹介します。
2-1. 対向式レイアウト
対向式レイアウトとは、従業員同士が向かい合って座るオフィスレイアウトです。
同じ部署の従業員を一カ所に集めるレイアウトで、業種や業態を問わず多くの企業で採用されています。
対向式レイアウトの特徴は、人員をすべて一カ所に集めることです。
そのため、デスクや椅子をまとめて配置するレイアウトになるので、通路や椅子のスペースを全員で共有できます。
すると、無駄なスペースを省けるため、比較的面積の小さいオフィスでも採用しやすいレイアウトのひとつです。
対向式レイアウトのメリットとしては、その他にも「全員が一カ所に集まるのでコミュニケーションが取りやすい」ことが挙げられます。
その一方で、仲の良い従業員同士が集まると、無駄話が多くなって仕事に集中できないというデメリットを抱えやすいのが欠点です。
2-2. フリーアドレス式レイアウト
フリーアドレス式レイアウトとは、簡単にいうと「全席自由席」です。
つまり、それぞれの従業員に指定された座席は用意されていません。
各自好きな場所に座ることが認められているスタイルで、必要な備品は基本的にデスクと椅子だけとなります。
フリーアドレス式レイアウトのメリットは、執務スペースを効率的に利用できる点です。
従業員全員に座席を用意するわけではないので、空いたスペースを有効活用できます。
営業で外出する人の多い事務所や、有給消化や育児休業などを活用する人がいた場合に有効なレイアウトでしょう。
また、フリーアドレス式レイアウトを採用すると、他部署の人と隣り合わせに座る機会も増えます。
そのため、他の部署との情報交換が活発になり、社内全体のコミュニケーションが向上するのもメリットです。
ただし、「いつ・誰が・どの机を使用するかわからない」ので、従業員の私物や文房具などの備品を保管しておくロッカーや棚などは別途用意しておく必要があります。
2-3. スクール式レイアウト
スクール式レイアウトとは、その名のとおり小学校の教室のようなレイアウトです。
机を前方に向けて、従業員全員が前を向きながら業務を行います。
従業員の管理がしやすいうえ、対向式レイアウトのような従業員同士の無駄話が発生しにくく、集中しやすい環境を作れるという点はメリットです。
一方、デメリットとしては、机ごとに通路や椅子のスペースを確保しなければいけないので、床面積の効率が悪いことが挙げられます。
また、ひとつの机ごとに床下の配線処理を施さなければならず、複雑化するので床面積が狭いオフィスにはあまり向いていません。
2-4. ブース型レイアウト
机の周りをパーテーションやパネルなどで区切って、独立したブースを作るレイアウトをブース型レイアウトと呼びます。
ひとりひとりが独立して働けるように配慮することを目的にしたレイアウトで、デザイナーやプログラマーといった個人作業の多い職種で採用されることが多いです。
周囲から完全に遮断されるわけではありませんが、より高い集中力を発揮して作業する仕事に向いています。
また、パーテーションやパネルの高さを調節することで、作業内容に応じて周囲とのコミュニケーションを取りやすくすることも可能です。
2-5. 背面対向式レイアウト
背面対向式レイアウトは、チーム別にひとつのブースを作ってデスクとデスクを背中合わせにするというレイアウトです。
企画や開発など、比較的少人数のチームで特定のプロジェクトを共同作業する職種に向いています。
従業員同士が向き合うことは基本的にないので、同僚の視線を気にすることなく作業に集中できる一方、コミュニケーションが必要なときは後ろを向けばいつでもとれる点がメリットです。
集中力の向上と、部署内のコミュニケーションの両方を得られるレイアウトだといえるでしょう。
ただし、少人数のブースを作らなくてはいけないため、スペース効率はあまりよくありません。
座席数が比較的少なく、スペースに余裕のあるオフィスに向いています。
3. オフィスレイアウトフリーソフトを選ぶ際のチェックポイント
オフィスレイアウトソフトを活用すると、手軽にオフィスレイアウトを作成できて便利です。
しかし、オフィスレイアウトのフリーソフトには、いくつかの種類があるので、どれを利用するか迷う人もいるでしょう。
そこで、オフィスレイアウトフリーソフトを選ぶ際に知っておきたいチェックポイントについて紹介します。
3-1. 操作のしやすさ
オフィスレイアウトフリーソフトは、無料で利用できるのがメリットです。
ただし、無料なので十分なサポート体制は期待できません。
操作方法がわからない場合でも自分で解決しなければいけないケースは多いので、操作しやすいソフトを選ぶことが大切です。
実際にいくつかダウンロードしてみて、操作方法がわかりやすく直感的に操作できるソフトを使ってみるとよいでしょう。
オフィスレイアウトソフトの操作は、ツールをマウスでドラッグするだけでレイアウトができるので便利です。
また、デスクなどの一般的によく使われるパーツは、パレットに最初から登録されているソフトを選ぶとよいでしょう。
あらかじめ必要なパーツがパレットに登録されていて、レイアウトを作成するときはクリックするだけで図面に反映されるなど、簡単な操作であるとわかりやすいです。
3-2. パーツやテンプレートの種類の多さ
オフィスのレイアウトには、デスクやチェアといった備品や壁、配線といったパーツなどを描かなくてはいけません。
しかし、それらをいちいちすべて自分で描いていたのでは大変な労力がかかります。
そこで、便利なのがソフトに最初から登録されているパーツやテンプレートを使う方法です。
一般的なオフィスレイアウトフリーソフトには、デスクやチェア、壁紙といったオフィスレイアウトに必要なパーツやテンプレートが最初から用意されています。
ただし、ソフトによってパーツの種類や数が異なる点には注意しなければいけません。
オフィスレイアウトの実際のイメージを固めるためにも、できるだけパーツの種類が豊富なソフトを選ぶようにしましょう。
3-3. 3D表示があるかないか
オフィスレイアウトを作成するときに、平面図だけに頼って失敗する人もいます。
平面図でもデスクやチェアの配置だけなら問題はありません。
しかし、オフィス家具の高さによる圧迫感などについては、3D機能が付いているソフトでないとイメージしにくいでしょう。
3D機能は、「高さ」も立体的に表現できるため便利です。
ただし、残念ながらフリーソフトの多くには3D機能は付いていません。
3D機能が付いていなくても既存のオフィスで寸法を測るなどすれば、ある程度のイメージはできるでしょう。
新しいオフィスの天井の高さが既存のオフィスとは違う場合など、より立体的なレイアウトをイメージしたい場合は、できるだけ3D機能が付いているソフトを利用するほうがよいです。
4. オフィスレイアウトフリーソフトと有料ソフトサービスの違い
オフィスレイアウトソフトにはフリーソフトのような無料版だけでなく、有料版もあります。
当然のことながら、有料版のほうが優れた機能を持っているので、無料版で十分だと考えている人も参考までに知っておくとよいでしょう。
そこで、この段落ではフリーソフトと有料ソフトの違いについて紹介します。
4-1. 有料版は細部までこだわったレイアウト作成機能がある
フリーソフトの多くは机や書棚といったパーツが最初から登録されています。
しかし、あくまでも必要最低限のものしか登録されておらず、足りない場合は自分で作成しなければならないので、かなりの労力がかかります。
それに対して、有料ソフトでは床材や壁紙、オフィス家具など、レイアウト作りに役立つパーツが豊富に用意されているので、より具体的なイメージが簡単な操作で可能です。
また、フリーソフトでは少なかった3D機能が備わっているソフトも多いので、立体的なイメージがしやすく、レイアウトの作成がはかどるでしょう。
フリーソフトよりも短時間で効率的にオフィスレイアウトを作成できるという点はメリットです。
4-2. 有料版のほとんどは共有機能が備わっている
有料版の大きな特徴として挙げられるのが、「共有機能」です。
共有機能が備わっていることで、社内の複数メンバーで図面の編集や確認作業を簡単に行うことができます。
オフィスレイアウトは実際に使う従業員の意見を反映させなければいけないので、共有機能があると相談しながら効率的に作成できるでしょう。
フリーソフトにも共有機能が備わっているソフトがいくつかあり、業者や社内の数人程度のメンバーで打ち合わせするときには便利です。
しかし、フリーソフトは種類によって保存や印刷、共有ができない、もしくは一部しか使えないといった制限のある場合があるので注意しましょう。
4-3. 有料版はサポート体制がさらに充実している
フリーソフトは無料で利用できるメリットがある半面、サポート体制は充実していないのが欠点です。
そのため、操作方法がわからない場合は自力で解決しなければならず、作業効率が悪くなってしまうことがあります。
それに対して、有料版はサポート体制が充実しているのが特徴です。
操作方法やレイアウト方法など、ソフトの利用方法についてわからないことがあれば、電話やチャットなどで個別に対応する体制が整っている場合が多いです。
種類によっても異なりますが、フリーソフトのなかには相談できる機能が備わっているケースもあります。
しかし、メールなどで相談すると返信までに時間がかかり、実際には役に立たないケースもないわけではありません。
操作方法に自信がない人は有料版を利用するのもひとつの方法です。
5. オフィスレイアウトフリーソフトを利用する際の注意点
オフィスレイアウトソフトを選んだら、実際に利用してみましょう。
ただし、オフィスレイアウトソフトの利用にあたっては3つほど注意点があります。
どのような点に注意して利用しなければいけないのでしょうか。
5-1. 無料で試すことができても根本的な改装費の削減にはならない
フリーソフトを利用して無料でオフィスレイアウトを作成すれば改装費用が安くなると勘違いしている人がいます。
しかし、結論から言うとその考え方は間違いで、オフィスレイアウトソフトを活用しても根本的な改装費の削減にはなりません。
なぜなら、オフィスレイアウトソフトは、あくまでも効率的に作業するためのツールだからです。
つまり、作業時間の短縮にはつながりますが、作成したイメージがオフィスレイアウトにとってベストな選択であるとは限りません。
たとえば、作成した図面をオフィスレイアウトのプロが見たときに手を加えるべき箇所があると、結果的に改装費用は変わります。
また、フリーソフトを活用すると簡単にオフィスレイアウトが作れてしまうので、こだわり過ぎて無駄な出費が伴うデザインを採用してしまうケースも少なくありません。
オフィスレイアウトを作成するうえで大切なのは、従業員が作業しやすい環境を整えることです。
そのため、結果的に改装費用が高くなっても、オフィスレイアウトのプロに任せたほうがよいケースもあるということは覚えておきましょう。
5-2. 実際の建物の寸法とは異なる可能性がある
オフィスレイアウトフリーソフトは、簡易的なレイアウトパターンが多いので注意が必要です。
なぜ、簡易的なレイアウトパターンに注意が必要かというと、実際の建物の寸法と微妙に異なる場合があるからです。
そのため、フリーソフトの寸法きっちりに備品を配置しようとすると、イメージ通りにならない場合があります。
最悪の場合、微妙な誤差が重なってデスクやチェアの置き場所がなくなり、最初からレイアウトのやり直しになってしまうかもしれません。
そのようなことがないように、フリーソフトはイメージを膨らませるためのツールだという認識で使用するとよいでしょう。
フリーソフトの本格的な実用性には限界があることを覚えておくとよいです。
5-3. 使用するパソコンのOS・バージョンを確認しておく
オフィスレイアウトソフトのデスクトップアプリ(パソコンにインストールするタイプ)は、パソコンのOSとそのバージョンで動作するかが決まります。
フリーソフトの多くはサポート体制が不十分で、OSのバージョンアップに対応していないものもあり、実際には使用できないソフトもある点には注意しましょう。
パソコンの主なOSにはMicrosoft社のWindowsや、Apple社のMac
OSが挙げられ、ほとんどのフリーソフトは2つのうちどちらかでは使えます。
ただし、フリーソフトのなかにはWindowsには対応していてもMacには対応していないというソフトもあり、その逆パターンもあるので気を付けなければいけません。
使用するパソコンのOSとバージョンを確認したうえで、使用するソフトを選びましょう。
6. おすすめのオフィスレイアウトソフト
事務所やオフィスの移転でオフィスレイアウトを手軽に考えられるソフトには、どのようなものがあるのでしょうか。
そこで、この段落では簡単に使用できるおすすめのフリーソフトを紹介します。
6-1. せっけい倶楽部
せっけい倶楽部の特徴は、平面図と外観の両方のレイアウトが作成できることです。
特に外観の作成では3Dが使えるので、実際のイメージがしやすいのもメリットです。
シンプルに建物のイメージを作成することはもちろん、影を付けたり木や背景を加えることでよりリアルなオフィスを再現できます。
有料版もありますが、フリー配信をしているのでとりあえずダウンロードしてそのまま使用してみるとよいでしょう。
フリー配信版で物足りない場合には、有料版を検討してみるとよいです。
また、フリーソフトにしては珍しくネットで質問を受け付けている点もおすすめするポイントのひとつです。
動作環境や不具合などでわからないことがあれば、相談してみましょう。
6-2. DraftSight
DraftSightはAutoCADと操作性が似ているのが特徴です。
AutoCADとは、デザイン会社や建築設計事務所などで使われている設計ソフトで、日本では非常に多くの人に使われています。
AutoCADを使ったことのある人であれば、操作しやすいのはメリットです。
また、DraftSightは基本的にコマンドラインに基づいて操作を行います。
そのため、マニュアルに頼ることなく、直感的な操作が可能な点も高評価できるポイントです。
フリーソフトのなかでは本格的な図面が描けるソフトなので、できるだけ詳細なレイアウトを考えたい人に向いています。
有料版と無料版の2種類がありますが、無料版でも一通りの図面は描けます。
そのため、とりあえず無料版を利用してみて、さらに本格的なオフィスレイアウトに挑戦したくなったときに有料版を利用するとよいでしょう。
6-3. Cacoo
CacooはWeb上でオフィスレイアウトを作成できる便利なツールです。
そのため、自分のパソコンへインストールする手間がかからず、すぐに作業を開始できます。
Cacooのサイト上には、お試し画面があるので簡単に試してみることが可能です。
デスクなど、一般的に使用されるツールはあらかじめ用意されているのも特徴で、パレットから必要なものをクリックするだけで簡単に配置できます。
マウスだけで直感的に操作できるので、マニュアルを詳しく読まなくてもオフィスレイアウトを作れてしまうでしょう。
とりあえず簡単にオフィスのイメージを作成してみたいという人に向いているフリーソフトです。
6-4. オフィスレスキュー119
オフィスレスキュー119はオフィス家具の大型販売サイト「オフィスレスキュー119Happy」が提供しているツールです。
簡易的なエクセルテンプレート型のオフィスレイアウトソフトで、誰でも使いやすい点が最大の魅力だといえます。
机や書棚などはあらかじめ用意されており、必要な備品をコピーして貼り付けるだけの簡単な操作性が人気です。
パーテーションのパターンやタイルカーペットの色なども、いくつかの種類がテンプレートで用意されています。
複雑な図面の作成には向いていませんが、無料で簡単な図面を作成したい場合に重宝するソフトです。
6-5. Excel DE 間取り図
Excel DE
間取り図はその名のとおり、エクセルで間取り図を作成するソフトです。
一般に広く普及しているエクセルを使用しているので、多くのユーザーが簡単に間取りを作成できる点はメリットだといえます。
Excel DE 間取り図では、よく使う図形を登録しておくことが可能です。
登録した図形は繰り返し使用できるので、デスクなど同じ図形を何度も使用する場合に便利です。
また、レイアウトの際に複数パターンを作らなければいけないときにも重宝します。
作成した間取り図はJPG形式で保存や印刷が可能なので、手軽に複数人で共有できるのが魅力です。
6-6. Sweet Home3D
Sweet
Home3Dは、簡単なマウス操作や3Dグラフィックを利用してオフィスレイアウトが作成できるフリーソフトです。
ドラッグやドロップといったマウス操作によって、簡単にオフィスの間取りや備品の配置をシミュレートできます。
作成した間取り図の上へいろいろなタイプの備品を思い通りに配置でき、作成した図面を3D空間に置き換えることで自分の目線で自由に歩き回れるという特徴があります。
また、備品の配置だけでなく部屋全体の色調をシミュレートできるので、より現実のオフィスに近い感覚でイメージできます。
できるかぎり、実際のオフィスに近い状態のレイアウトをシミュレートしたい人に向いているフリーソフトです。
6-7. Microsoft Office Online
最後に紹介するフリーソフトは、マイクロソフト社が提供するMicrosoft Office
Onlineです。
Microsoft Office
Onlineは無料で利用できるマイクロソフトオフィスのひとつで、Word、Excel、PowerPointが従来のインストール版とほぼ同じ機能で使えます。
最大の特徴は複数人で同時編集することも可能なブラウザー型のソフトだということです。
つまり、レイアウトデザインを共有しながらオンライン上で編集できるので、作業効率のアップにつながります。
また、Microsoft Office
Onlineは純正オフィスのオンライン版なので、互換性のある別のソフトと比べてレイアウト崩れなどの問題が発生しづらいです。
作成したデータはリアルタイムにOneDriveに保存される仕組みなので、誰でも使いやすい利便性の高いソフトだといえます。
7. オフィスを移転する際はフリーソフトで手軽にレイアウトをしてみよう
オフィスレイアウトフリーソフトはオフィス移転の際はもちろん、人事異動や事業内容の見直しによる部署の統廃合によって生じるレイアウトの変更を行う際に便利です。
登録されているテンプレートを使用することで、手書きの図面で行わなければいけない煩雑な業務の効率化に役立つことでしょう。
団塊の世代の退職や少子化などの労働者不足が原因で、生産性の向上や人員確保のために、これまで以上にオフィスデザインを意識している企業が増えています。
機能的なオフィスデザインを設計するためにも便利なオフィスレイアウトフリーソフトを利用してみてはいかがでしょうか。