BCP対策とは?
事業継続計画策定の必要性や手順を解説
災害や緊急事態が発生した際、企業や組織が事業の継続と早期復旧を実現するために欠かせないのがBCP対策です。
この記事では、BCP対策の必要性やBCP策定の手順について解説していきます。災害だけでなく、感染症やシステム障害など、さまざまな緊急事態に備えるための重要な対策となっています。
また、自社で独自のBCP対策をとることが難しい場合には、他の支援策やサービスを活用する方法についても触れていきます。BCP対策の重要性や具体的な手順について正確に把握し、事業継続の基盤を整えていきましょう。
BCP対策とは?
BCPとは事業継続計画(Business Continuity Plan)の頭文字を取った言葉で、BCP対策は企業のリスクマネジメントの一種として位置づけられています。その目的は、自然災害や人的災害など非常事態が発生した際に、事業被害を最小限に抑え、復旧と事業存続を確保することです。
具体的な取り組みを以下にまとめました。
項目 | 対策内容 |
---|---|
①指揮命令系統整備 | 非常事態発生時における意思決定プロセスや責任分担を明確化し、スムーズな対応ができるよう整備する。上司・部下間の連絡や情報共有など。 |
②バックアップシステムの確保 | データやシステムのバックアップを定期的に実施し、万が一の場合でも迅速な復旧ができるようにする。冗長性を持ったシステム構成やインフラの選定も重要。 |
③代替要員の用意 | 災害時における代替要員の指名や教育を事前に行っておくこと。各部署や業務ごとに代替要員の候補を把握し、必要な場合には迅速に活用できる体制を整える。 |
④安否確認フローの迅速化 | 非常事態発生時に従業員の安否情報を迅速かつ正確に把握する手段やルールを整備。電話連絡やSNSなどのツールを利用して、円滑な安否確認ができるよう準備しておく。 |
⑤マニュアルの整備 | 非常時の行動指針や手順を具体的にまとめたマニュアルを作成し、従業員全員が把握できるようにする。定期的な見直しと改善も必要。 |
防災対策との違い
防災対策は、企業の不動産、人命、情報などの財産を自然災害から守ることが目的です。一方、BCP対策は事業を守ることが目的であり、自然災害を含むあらゆる非常時のリスクへの対策を指します。
防災対策は主に地震や大雨洪水、津波などの自然災害への対策に焦点を当てます。これには耐震化や避難訓練、適切な避難場所の確保などが含まれます。また、施設内に非常用品や備蓄食料・水を備えることも重要です。防災対策は主に災害発生前や発生中に行われる予防措置や緊急時の行動計画に重点を置いています。
一方、BCP対策は事業継続計画とも呼ばれ、事業活動を停止させずに継続することが目的です。これは自然災害に限らず、火災、テロ、サイバー攻撃などあらゆる非常時のリスクに対応するための対策です。
防災対策とBCP対策は異なる目的を持ちますが、互いに関係があります。防災対策によって企業が被害を最小限に抑えることができれば、BCP対策の実施も円滑に進めることができます。
BCP対策の必要性とは?
BCPは、企業や組織が「事業の継続と早期復旧」を目的として策定する計画であり、リスクマネジメントの一部を担っています。近年では、自然災害や人的災害など危機的な発生事象への対応がますます重要視されるようになっています。
まず、BCP対策が必要な背景には、分業化や外注化によるサプライチェーン全体への影響を考慮する必要があります。現代のビジネス環境では、企業の事業活動は複数のパートナーやサプライヤーに依存しています。そのため、一部のパートナーまたはサプライヤーが被災したり、何らかの問題を抱えた場合には、企業活動全体に深刻な影響を及ぼすことが考えられます。
また、災害対策基本法に基づく国の「防災基本計画」でも企業の事業継続計画の策定が求められています。この法律は、災害時における国や地方自治体と企業・組織の連携を強化し、社会全体の危機管理体制を整備するために制定されました。そのため、BCP対策の策定は法的な義務であり、事業を展開する上での必須要件といえます。
BCP策定までの8ステップ
ここからは、BCP策定までの8ステップを紹介していきます。
- 方針を固める
- 優先して復旧させる中核の部署や事業を決める
- 中核の部署や事業で必要な資源を挙げる
- どのような緊急事態が起こるか想定する
- 緊急事態でどのような被害が出るか想定する
- 必要な資源が被害を受けた場合の代替策を検討する
- BCPの発動条件やチーム編成を行う
- 緊急事態発生から復旧までのマニュアルを策定する
BCPは、事業の継続性を確保するために欠かせない計画です。各ステップをしっかりと進めていくことで、万一の災害や緊急事態にも的確に対応することができるでしょう。
1. 方針を固める
まず、BCPの策定スケジュールを設定します。これは、BCP策定の目標達成までにかかる予想期間を明確化するものです。具体的な日程や作業の進行状況を計画し、スケジュール通りに進めることが重要です。
次に、BCPの策定担当者を決めることです。複数人で担当することが望ましく、異なる視点や専門知識を持つ人々が協力し合うことで、幅広いリスク要因や対策が考慮されます。組織内で適任者を選出し、役割分担を明確にすることが求められます。
さらに、BCPの周知や教育の方針を定めることも重要です。全従業員がBCP対策に関する基礎知識や行動指針を理解し、適切な対応が取れるようにするためには、十分な教育と情報共有が必要です。方針を定め、BCP対策に関する研修や訓練プログラムを実施することで、従業員の意識向上を図ることができます。
最後に、BCPの改訂スケジュールを立てることも重要です。ビジネス環境やリスク要因は変化していくものですから、BCPも継続的に見直し・改善する必要があります。定期的なレビューを行い、BCPの効果や適切性を評価しながら、必要に応じて改訂するスケジュールを設けましょう。
2. 優先して復旧させる中核の部署や事業を決める
このステップでまず最初に行うべきことは、売り上げや利益率が高い事業を見つけることです。これらの事業は会社の経営状態に大きな影響を与えています。
もし非常事態が発生した場合、これらの事業が停止してしまうと、企業全体の収益性に大きな打撃を与える可能性があります。そのため、BCP策定では、これらの売り上げや利益率の高い部署や事業を特定することが重要となります。
次に考慮するべき要素は、利用顧客の数です。顧客から支持されている事業は、非常時でも需要があることが予想されます。顧客数が多いということは、その事業の重要性や市場での地位を示しています。BCP策定では、これらの利用顧客の多い事業も特定することが求められます。
もし複数の中核事業がある場合は、優先順位を付ける必要があります。一つの事業だけにフォーカスしてしまうと、他の重要な事業が十分な対応を受けることができず、結果的に全体的な事業継続能力が低下する可能性があります。
BCP策定では、各中核事業の重要度や復旧にかかる時間・労力などを考慮し、優先順位を付けることが重要です。
3. 中核の部署や事業で必要な資源を挙げる
BCPの策定において、中核の部署や事業で必要な資源を明確に洗い出すことは非常に重要です。このステップを行うことで、事業継続に絶対に欠かせない資源を特定し、適切な対策を講じることができます。
まずは必要な資源を洗い出す作業から始めましょう。この作業では、人的資源(従業員)、施設・設備(インフラを含む)、資金、情報・データ、体制などの項目について検討します。各項目ごとにどのような資源が必要かを明確にしましょう。
人的資源としては、中核の部署や事業に不可欠な役割やスキルを持った従業員が挙げられます。例えば、特定の技術や知識を持っているエキスパートや管理職などが含まれます。また、代替的な役割や担当者の確保も考慮しましょう。
施設・設備には、物理的な場所や建物、機器、ネットワークインフラなどが含まれます。中核の部署や事業を継続するために必要な施設や設備を明確にしておくことで、災害や非常事態への対策を効果的に行うことができます。
資金は、BCPの実施や復旧・継続活動に必要不可欠な要素です。資金を適切に計画し、予算配分を行うことで、事業継続を円滑に進めることができます。例えば、予備資金や保険への加入なども検討しましょう。
情報・データは現代のビジネスにおいて非常に重要な要素です。BCPでは、重要なデータや情報のバックアップ方法や保管場所の確保、セキュリティ対策なども考慮する必要があります。万一の際でも情報漏えいやデータの喪失を最小限に抑えるために、適切な対策を講じましょう。
最後に体制についても考慮しましょう。中核の部署や事業を継続するためには、役割・責任の明確化やコミュニケーション手段の確保、情報共有の仕組みなどが必要です。これらの要素を適切に整備することで、BCPの実施や対応が円滑に行われるでしょう。
4. どのような緊急事態が起こるか想定する
BCP(事業継続計画)を策定する際には、可能性のある緊急事態を事前に予測し、それに対する対策を計画する必要があります。具体的なステップを以下で解説します。
まず、どのような緊急事態が起こる可能性があるかを洗い出すことが重要です。例えば、パンデミックや自然災害、事故、サイバー攻撃などが考えられます。これらの緊急事態の中で被害が甚大になりそうなものや発生可能性が高いものを特に重視し、優先的にBCPを策定していくことが求められます。
5. 緊急事態でどのような被害が出るか想定する
このステップで行うべきことは、さまざまな緊急事態(地震、感染症の流行、事故・人為的災害、サイバー攻撃)ごとに被害を想定することです。これにより、どのようなリスクが存在し、それらが発生した場合にどのような被害が生じる可能性があるかを把握することができます。
次に洗い出された被害を分析し、中核事業に必要不可欠な資源を特定します。例えば、電力供給のストップや交通機関の麻痺など、各種リソースの停止や制約がもたらす影響を考えます。その際には、震度6強の地震や大型台風などで発生した場合を想定することが重要です。
具体的な例を挙げると、地震による電力供給のストップがどのくらいの期間起こり得るかを考えます。その結果、企業の中核事業にどのような影響が生じるかを分析します。たとえば、生産設備やオフィスへの電力供給停止により、生産ラインが停止し、業務継続が困難になる可能性があります。
6. 必要な資源が被害を受けた場合の代替策を検討する
人的資源(従業員)においては、臨時従業員の活用が重要です。OB/OGや協力企業などからの一時的な人材の配置を考えることで、従業員が被災した場合でも業務を継続することが可能となります。また、予め外部との協力体制を整えておくことも重要です。
次に、施設や設備(インフラを含む)に関しては、以下のような代替策を検討します。まずは、別拠点の製造ラインを一部転用する方法です。同社内で他の施設や設備を活用することで、生産活動の一時停止を最小限に抑えることができます。
また、同業他社の工場を利用するアウトソーシングや発電装置のレンタルなども選択肢として考慮されます。これらの代替策を検討し、事前にアクションプランを準備しておくことが重要です。
資金面では、各種保険の加入や国や自治体からの支援、内部留保金、共済制度などを活用することが考えられます。災害時に備えた経済的なバックアップを整えることで、迅速な復旧・継続が可能となります。
情報やデータに関しては、クラウドのバックアップデータを活用することが重要です。大切な情報やデータをオフサイトで管理することで、災害によるデータ消失や利用不能を防止し、業務継続性を確保します。
7. BCPの発動条件やチーム編成を行う
まず、BCPの発動基準を定めることが必要です。これは、中核事業が被害を受ける可能性のある緊急事態とその規模を決定することです。例えば、地震や洪水などの自然災害、サイバー攻撃や停電などの人為的なトラブルなどが該当します。
中核事業が被害を受けた場合に事業全体への影響が及ぶかどうか、またその影響範囲はどれくらいかを明確に把握する必要があります。これにより、具体的な発動基準を設定することができます。
次に、BCP発動後の体制を決めることが重要です。災害や緊急事態が発生した場合に、迅速な対応と復旧を行うためには、経営者をトップとした臨時の体制を編成する必要があります。
この臨時の体制では、BCPチームを組織し、各種業務や対応策を担当する役割や責任を明確化します。また、連絡調整や情報共有の仕組みも整備する必要があります。これにより、迅速な意思決定とスムーズな業務の遂行が可能となります。
8. 緊急事態発生から復旧までのマニュアルを策定する
このステップでは、BCP発動時における具体的な対応手順をまとめたマニュアルを作成します。マニュアルは、中核事業に必要不可欠な資源の代替策やBCP発動時の組織体制の確立など、重要な内容を反映する必要があります。
まず、マニュアルの作成にあたっては、いくつかのフェーズごとに対応を整理することが重要です。例えば、緊急事態発生時の初動対応フェーズ、被害最小限化対応フェーズ、事業継続対応フェーズなど、異なる段階ごとに必要な手順やアクションを詳細に記載します。
また、マニュアルには具体的な対応担当者や連絡先、物資の調達方法、業務の優先順位なども明示することが重要です。これにより、緊急時においてもスムーズな意思決定や連携が行えるようになります。
自社で独自のBCP対策をとることが難しい場合は?
自社で独自のBCP対策をとることが難しい場合の対応策について解説します。
- 行政書士や専門のコンサルに依頼する
- 内閣府や中小企業庁発行のガイドラインを参考にする
自社で独自のBCP対策を立案することが難しい場合でも、行政書士や専門のコンサルタントに依頼したり、内閣府や中小企業庁のガイドラインを参考にしたりすることで効果的な対策を講じることができます。
行政書士や専門のコンサルに依頼する
BCPの策定には、専門的な知識や経験が必要です。企業が自力で対策を取ることが難しい場合は、外部の専門家に助けを借りることで、優れたBCPを作成することができます。
行政書士は人事や商取引に関する法務に明るく、法的な観点からBCPの策定支援を行います。
例えば、役員や従業員の責任範囲の明確化や契約書の見直しなど、企業のリスクを最小限に抑えつつ事業継続を図るためのサポートをしてくれます。数十万円から数百万円程度の費用で利用することができます。
一方、外部コンサルタントは業界事情やIT・システムに強く、市場動向に即したBCP対策を立案してくれます。
会社全体の視点からBCPを作成し、事業継続の重要な要素である情報システムやリソースの確保に関しても適切なアドバイスを提供してもらえます。
外部への依頼は、BCP対策の知識や経験に大きな差があるため、慎重に選択する必要があります。適切な外注先を選ぶことで、BCPの計画立案から実行、確認、改善までの一連のサービスを受けることが可能です。
内閣府や中小企業庁発行のガイドラインを参考にする
外部委託が難しい場合や自前でBCP対策を策定したい場合は、「BCPガイドライン」を参考にすることが有益です。
経済産業省の「BCPガイドライン」は基本的な考え方からプロセス、リスク分析、体制づくり、教育まで網羅されています。これにより、企業全体の事業継続力を強化し、災害時でも迅速な復旧を図ることが可能になります。
中小企業庁の「BCPガイドライン」は策定者の知識量に応じて「入門・基本・中級・上級」コースに分かれており、表現が柔らかく分かりやすい特徴があります。初心者から上級者まで幅広く利用可能なため、経験豊富な人材だけでなく初学者でも取り組みやすいです。
BCPガイドラインに従ってBCPを策定することで、企業は様々なリスクや災害に対して備えることができます。具体的な手順や方法論が提示されているため、自社の事情に合わせて適切な対策を取ることができます。
策定後には訓練や継続的な点検が必要
BCP対策の策定後には、経営者・役員・従業員に事業継続の重要性を共通の認識として定着させ、BCPの内容を社内の「風土」や「文化」として浸透させることが重要です。BCPを紙面や社内HPに記載するだけでは不十分であり、継続的な教育・訓練が不可欠です。
BCPは日々変化する事業環境や取引パートナー、社内の人事異動などによって修正が行われています。そのため、定常的に人事異動や取引先変更などによる修正が行われているかを点検することが重要です。
また、事業所や製造ライン、業務プロセスの変更、新製品・サービスの提供開始、契約締結などといった事業の変化を考慮し、BCM(事業継続マネジメント)の合致性を評価することも大切です。
環境の変化や利害関係者からの要求、法令改正などに対応するため、BCMの必要な変更を点検・評価することも重要です。BCPを活用して事業継続能力を強化し、災害や危機に備えるためには、想定している発生事象や被害想定を拡大・拡充することも考えるべきです。
事業が継続できるよう定期的にBCP対策の見直しを図ろう
本記事では、BCP(事業継続計画)対策についての必要性と手順について解説しました。BCP対策は、事業の継続を確保するために欠かせないものです。企業や組織は、BCPの重要性を認識し、具体的な手順に基づいてBCP策定を進めることが求められます。
また、策定後もBCP対策の重要性を理解し、定期的な見直しや訓練を通じて、事業の継続性を高める努力を続けましょう。これにより、災害や緊急事態に対して迅速かつ適切な対応を行い、事業の信頼性と安定性を確保することができるでしょう。