オフィス移転はどうすればいい?
基本の流れと注意すべき点を知っておこう

オフィス移転は、大規模な引っ越しです。
そのため、進め方が難しくトライしにくいと感じる人もいるかもしれません。
しかし、ポイントを押さえておけば、意外と難しくありません。
それどころか、社員にとっても経営者にとっても、さまざまなメリットをもたらす可能性があるのです。
オフィス移転を考えているのであれば、まずはどのような流れで、何に気を付けるべきかといった知識をもっておくことが大切です。
この記事では、オフィス移転の流れや注意点などについて解説していきます。

1.オフィス移転にどんな意味があるの?

オフィスを移転すると、新しい環境になることで心機一転となり、社員のモチベーションややる気の向上が期待できます。
デスクや通路、ハードウェアなどが新しくなることで、仕事がはかどるようになるでしょう。
入居したときに、作業しやすいよう考えてレイアウトされたオフィスでも、業務内容の変化や社員の増加によって、荷物が増えたり作業効率が落ちる環境になったりするものです。
オフィス移転することで、それらのデメリットとなっていた部分を改善し、使いやすいオフィスへと再生することができます。

また、経営者にとってはコストの削減にもつながります。
オフィスコストにおいて、大きなウエイトを占めるのが家賃です。
会社の規模や立地に見合った物件を選んで移転すれば、家賃を節約することができます。
特に、いくつかの拠点を統合するなど組織体制の再編成などが行われた場合や、異なる階にオフィスが分散されていた場合、ワンフロアにまとめることで、備品の重複削減など大幅なコストカットが可能です。
オフィス移転は、業務環境の見直しをする絶好の機会といえるでしょう。

2.オフィス移転で必要な4つの流れ

オフィス移転するためには、4つの流れを同時進行する必要があります。
4つの流れとは、
「新オフィスを探し準備する」
「旧オフィスの解約と原状回復」
「引っ越しに向けた業者選びと梱包」
「必要書類の作成と提出」です。
漏れなくスムーズに移転を進めるためにも、それぞれの流れについてきちんと理解しておきましょう。

新オフィスを準備する流れ

まずは、レイアウトのプランニングや的確な物件を探すために、移転する目的を明確化する必要があります。
そのために、今までのオフィスの問題点を洗い出しましょう。
家賃の見直しや社員増加に伴う面積拡大、立地の変更など、会社によって問題点はさまざまです。
出てきた課題に応じ、レイアウトや内装、エリアなどで実現したいことをはっきりさせます。

次に、新オフィスとなる物件を探します。物件探しには、いくつかのチェックポイントがあるため、しっかり押さえておきましょう。
まずは立地です。
最寄り駅からの所要時間や、頻繁にやり取りのある得意先との距離などを調べます。
通勤時間が長い社員が多かったり、主な取引先へのアクセスが悪かったりすると、業務効率の低下や健康被害が生じる可能性があります。
また、周辺環境にも気を配るとよいでしょう。
銀行や郵便局、役所からの距離をはじめ、飲食店の数、商業施設の有無などのチェックも欠かせません。
オフィスの立地は、企業のブランディングにも大きくかかわる要素といえます。

また、入居コストや設備にも着目しましょう。
一般的に、住居の移転よりもオフィスの移転のほうが保証金や権利金が高くなる傾向です。
そのため、家賃だけでなく共益費や保証金、権利金、更新料、不動産手数料など必要な資金を確認し、事前に準備しておくと安心です。
移転先のビルによっては、電気容量が低い場合があります。
入居後に容量不足になってしまうと、工事の手間がかかるため、物件探しの時点で確認しておくと安心です。
空調設備の位置や電話回線数なども、チェックしておきましょう。
営業車を使う場合は、駐車場の有無や賃料も調べます。
さらに、ビルによっては使用可能時間が制限されている場合があるため、事前の確認が必要です。

そのほか、ゴミ捨て場の有無や水周りの清掃の有無などを確認しておくと安心です。
社員の人数増減によるオフィス移転の場合には、数年後を見据えてオフィスの広さを決めるとよいでしょう。
ブランディングや採用を意識した移転をするのであれば、エントランスや外観を重視することも大切です。
物件が決まったら、オフィスレイアウトのプランニングをします。
部署ごとに必要なスペースを洗い出し、従業員用のスペースと、来客者と従業員の共用スペースに分けて配置を考えましょう。
移転の4カ月前を目安に、オフィス家具の選定や発注も行います。
最後に、内装工事や電気工事の依頼をしましょう。
目安は、移転の約3カ月前までです。
これらの工程を逆算し、物件を探す時期を決めることが大切です。

旧オフィスを閉めるための流れ

いままで利用していたオフィスを閉めるには、まず、解約手続きが必要です。
解約予告期間を調べ、オーナーや管理会社に解約の連絡を入れなくてはなりません。
一般的に大きいオフィスビルの場合、退去の6カ月前に解約通知を出すようになっています。
ビルの規模が小さければ、退去の3カ月前でもよい場合があります。
新しい物件を探しはじめる前に、解約の時期を確認しておきましょう。
その際、委託金や敷金の返却期間も確認しておくと安心です。
解約に伴い、移転先のオフィスにいつから入居できるのかも確認しておきましょう。
なぜなら、解約時期と入居時期に大きなズレが生じると、業務に支障が出たり、余分な家賃を支払ったりすることになるからです。

次に、解約するオフィスの原状回復工事の依頼をします。
オフィスビルによっては、工事業者が指定されているため、解約予約を申し入れる際に指定業者の有無を確認しておきましょう。
指定業者が決まっていなければ、自分たちで業者を探さなくてはなりません。
業者が決まったら、移転の2カ月前までを目安に発注を済ませましょう。
その際、きちんと工事のスケジュールを確認しておくことが大切です。
同時に、どの部分の修繕にどのくらいの費用がかかるのか、見積もりを依頼し確認しておくことで後々のトラブル防止となります。

オフィスを引っ越すための流れ

まずは、引っ越し業者を選定します。
複数の業者から見積もりをとり、無駄なコストがかからないようにしましょう。
業者ごとに、プランに含まれる作業内容が異なるため、「何をしてくれるのか」「自分たちで何をしなければならないのか」の確認が必要です。
引っ越し業者を選定する際には、「対応力があるか」「見積もりが詳細か」という点に気を付けるとよいでしょう。
オフィスの引っ越しは、家の引っ越しとは違い荷物を移動するだけではありません。
そのため、自社と同じような業種や規模の引っ越しを手掛けた実績のある業者を選ぶと安心です。
できれば、オフィスデザインの計画や工事の発注がお願いできる業者であれば、移転プロジェクト担当者の負担軽減にもつながります。

見積もりをチェックする際には、項目ごとに見積もり金額の詳細が出ているかを確認しましょう。
追加作業や工程変更に伴う追加料金が発生するのを防ぐことができます。
廃棄物の引き取りは、見積もりに入れられないよう、注意しておきましょう。
次に、引っ越しのスケジュールを作成します。
内装や設備工事の進行状況を見ながら、移転の1カ月前くらいを目安に、スケジュールを作成し確認できるようにしておきます。
新しいオフィスにもっていくものと、解約するオフィスに残すものをリストアップし、処分するものは、引っ越し業者が引き取ってくれるのか確認しておきましょう。

事前の処分が必要ならば、処分方法を決めることも忘れてはいけません。
荷物の梱包やデータのバックアップなど、引っ越し業者に頼めない作業を役割分担し、効率よく進めることが大事です。
荷物の梱包は、普段使用しないものからはじめましょう。
移転の1週間前までには、引っ越し当日に誰が何をするのか作業分担を決め、解約するオフィスと新しいオフィスの両方で立ち会いができるようにしておきます。

オフィス移転に伴う手続き

オフィスの移転に伴い、郵便局以外にも関係各庁への書類提出が必要です。
まず、移転前に郵便局へ「郵便物届出変更届」を提出します。
提出先は、移転前の受持郵便局です。移転後すぐには、労働基準監督署への書類提出を行います。
「労働保険名称・所在地変更届」は、事業主の氏名や住所、企業所の名称や所在地が変更になったり、事業内容が変わったりした場合に必要な書類です。
所轄の監督署に提出しますが、管轄外への移転の場合は、新所轄監督署へ提出となります。
「労働基準法に関する適用事業報告」は、新しく労働基準法の適用事業となった際に、新規として提出する書類です。
「安全管理者責任報告」と一緒に新しい所轄監督署へ提出しましょう。

移転から5日以内に提出しなければならないのが、「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」です。
提出先は移転前の社会保険事務所で、移転先の住所確認ができる書類と一緒に提出します。
移転先の公共職業安定所に提出するのが、「雇用保険事業主事業所各種変更届」です。
適用事業所台帳や企業の所在地変更が確認できる書類、労働保険名称の写し、所在地等変更届の写しと一緒に提出しましょう。
移転前の法務局に提出するのが「本店移転登記」です。移転先が同一の管轄区域の場合、本店移転登記申請書に加え、株主総会議事録や取締役会議事録などが必要です。
管轄区域外に移転するのであれば、さらに印鑑届出書も必要となります。
支店を移転する場合には、本店所在地での登記後に、支店所在地での登記も必要です。

移転後に、登記事項証明書の手続きをしたら、移転前および移転後両方の税務署に「事業年度、納税地などの変更移動届」を提出します。
さらに、移転から1カ月以内に「給与支払い事業所の開設・移転・廃止届出書」も提出することが必要です。

3.作業を外部業者に任せることも必要

オフィス移転には、多くの作業を伴うため、普段の作業にさらに労力と手間が必要となります。
そのため、オフィスプランニングや移転に必要な作業は、外部の業者に任せることも考えてみるとよいでしょう。
外部の業者に任せることで、社員がオフィス移転にかける労力と時間をぐっと軽減することができます。
質の高いプロジェクト管理が期待できるため、トラブルの心配も少ないです。
業者によって、作業内容は異なります。
ほとんどの業務を引き受けてくれる業者もあれば、いつまでに何をすべきかアドバイスをくれる業者もあります。
労働環境に関する法令や不動産仲介、内装など幅広い分野の専門的な知識をもった業者を利用することで、スムーズなオフィス移転ができるでしょう。

4.オフィス移転で気を付けたい点は?

新しいオフィスを探す前に、解約するオフィスの課題や新しいオフィスに移転する目的をはっきりさせておかなくてはなりません。
課題や目的が曖昧な状態で物件を探すと、広さが十分でなかったり、設備が不足したりする心配があるのです。
入居後に気付いても、工事をするのも難しく、後悔しかねません。
また、オフィスの移転はスケジュール管理が大切です。
工事の発注などは、移転日の数カ月前までにしなければ間に合いません。
そのため、逆算してどの作業をいつまでに行うべきなのかを確認する必要があります。

オフィスの移転には、ある程度の費用がかかります。
無駄を省いて節約するのは大切ですが、あまりにも節約しすぎると必要な費用まで削ってしまい、移転を失敗するリスクが生じるため、注意が必要です。
プロにお願いするところと、自分たちで行うところをしっかり選び分け、費用のかけどころを考えましょう。
引っ越し業者を選ぶ際には、費用だけでなくオフィスの引っ越し実績の高い業者を選ぶことも大切です。
移転が決まったら、関係各所への移転通知を行うことも忘れないようにしましょう。

通知だけでなく、電話やプロバイダーなど通信関係の住所変更や、電話機などの情報端末の名義変更、挨拶状の印刷などもなるべく早く進めていきます。
特に、移転の挨拶状はデザイン決めや送付リストの作成など工程も多いため、時間がかかります。
移転前に送付できるよう、早めに作業にとりかかると安心です。

5.ポイントを押さえてオフィス移転を成功させよう

オフィスの移転は、時間も手間もかかる大きなプロジェクトです。
しかし、流れや注意点をしっかり押さえ、計画を立てておくことで、スムーズに作業が進められます。
移転がうまくいけば、作業の効率化や社員のモチベーションアップなど、さまざまな効果も期待できます。
会社のイメージアップにもつながるかもしれません。
オフィス移転を成功させるためにも、必要な情報をしっかり理解しておきましょう。

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ご来店も歓迎です

オフィス移転は社内・社外ともに非公開に行われることが殆どです。そのためアットオフィスでは、基本的に訪問によるコンサルティングを行っておりますが、ご来店の相談も歓迎です。

※お一人おひとりに親身にご対応させて頂きたい為、要予約とさせて頂いております。ご来店の際は先ずは上記よりご予約下さい。