小規模オフィスのレイアウトを工夫して能率アップ!
事例も参考にしよう

オフィスにとって最適なレイアウトは、スペースの広さやそのオフィスを使用する人数など、オフィスの規模によって変わります。
面積が限られていて働く人数も少ない小規模のオフィスであれば、個々の意見を取り入れやすく、レイアウトは比較的自由です。
その一方で、限られた空間をうまく活用して、業務効率や使いやすさなどを考えながらレイアウトを決めなければなりません。
小規模オフィスのレイアウト事例などを参考にして、業務効率をアップできるような働きやすい空間を目指しましょう。

この記事では、小規模オフィスのメリットや、レイアウトを決める際に考慮したいポイントを取り上げます。
さらに、能率アップを目指せる、業務に合わせたレイアウト事例も紹介します。

1. 小規模オフィスにする3つのメリット!

オフィスが小規模であると、さまざまなメリットがあります。
まず、小規模オフィスの魅力やメリットを3つ紹介します。大きな規模のオフィスにはないどんなメリットがあるかを知って、そのメリットを活かしたレイアウトにしましょう。

1-1. 費用を抑えることができる

小規模オフィスであれば、大規模オフィスに比べて費用を抑えることができます。
オフィスを作るときには、高額なオフィス用品をたくさん購入しなければなりません。
デスクやイス、キャビネットなどの家具のほか、パソコンやコピー機などのOA機器は必需品です。
ロッカーやホワイトボード、文房具、お茶セットなどの備品や消耗品も必要です。
オフィスの規模が大きいと、それだけたくさんのオフィス用品が必要なので、初期費用は大きく膨らんでしまいます。

小規模オフィスなら、購入するオフィス用品の数は少なくて済みます。
初期費用がそれほどかからない分、必要なオフィス用品の質を上げることもできるでしょう。
たとえば、量販店で売られている安いイスではなく、人間工学に基づいた設計の高価なイスを購入できるかもしれません。
長時間座っていても疲れにくいものなら、作業効率を上げることができます。
オフィスをおしゃれな空間にしたいなら、デザイン性の高いデザイナーズ家具などを購入することもできます。

1-2. 個性的なレイアウトにも統一しやすい

スペースが限られていると、室内のデザインを統一しやすいこともメリットです。
大きな空間を使うとさまざまなものや色であふれるため、デザインの統一性に欠けてしまいます。
一方、室内の空間が小さくて家具の数も少ない小規模オフィスは、デザインを統一することが容易です。
オフィスを使用するのは少人数なので、室内のデザインやレイアウトを決める際には、ひとりひとりの意向も通りやすくなります。
比較的簡単に希望するデザインに統一できるので、失敗しなくて済むでしょう。
オフィスらしさを感じさせない、デザイン性の高い個性的なオフィスレイアウトにすることも可能です。

小規模オフィスなら、業務形態に合わせた大胆なレイアウトも自由にできます。
たとえば、休憩や打ち合わせなどに利用できるフリースペースをオフィスの中央に配置するという方法があります。
それとは反対に、中央のスペースは広く空けておいて、開放感のある作業場にすることもできるでしょう。

1-3. コミュニケーションを取りやすく集中もできる

小規模オフィスではコミュニケーションを取りやすく、仕事に集中しやすいというメリットもあります。
大規模なオフィスだと人数が多いため、部署が違うとなかなか会えないなど、コミュニケーションを取りづらいことがあるでしょう。

小規模オフィスであれば、社内のメンバー全員の顔が見える中で仕事を進めることができます。
同僚との物理的な距離が近い分、コミュニケーションを取ることは簡単です。
誰が何の作業をしているかも把握でき、報告や相談もしやすくなります。
必要なときには、協力して作業を分担することもできるでしょう。
また、大規模なオフィスに比べて物音が少ないこともメリットです。
空間が狭い分、話し声も小さくなるので、業務に関係のない会話などで気がそがれてしまうことは少なくなります。
静かな環境の中で、集中して仕事をすることができるでしょう。

2. 小規模オフィスレイアウトのポイントは?

小規模オフィスのレイアウトを決めるときには、いくつかのポイントを押さえておくと、うまく空間を活用することができます。
オフィスの雰囲気を左右する家具を賢く選び、空間が実際よりも広く見えるように照明なども工夫しましょう。
ここからは、小規模オフィスのレイアウトを決める際に知っておきたいポイントを4つ紹介します。

2-1. 家具を厳選する

1つ目のポイントは、オフィスに設置する家具をしっかり厳選することです。
スペースが限られている小規模オフィスには、たくさんの家具を置くことができません。
そのため、ひとつひとつの家具が空間に大きなインパクトを与えることになり、オフィスのイメージを左右します。
まずはオフィスに必要な家具は何かを見極めて、しっかり厳選することで、ひとつひとつの家具にかけられる費用は高くなるでしょう。

家具を厳選するときは、オフィスをどんな雰囲気にしたいかを考えます。
スタイリッシュなオフィスにしたいなら、現代的なOA機器に合うデスクに対して、クラシックな雰囲気のキャビネットを合わせてみましょう。
または、大理石が使用されたクラシックなテーブルに、木製の現代的なキャビネットを組み合わせることもできます。
あえて雰囲気や素材が異なるもの同士を組み合わせると、オフィスにありがちな堅苦しい雰囲気がなくなり、おしゃれな空間ができあがります。

2-2. コンセントの数や場所に注意する

2つ目に、電気製品を使いやすいように、コンセントの数や場所に注意しながらレイアウトを決めましょう。
オフィスが小規模であっても、パソコンなどのOA機器は必需品です。
必要なパソコンの数は、入居後に増える可能性もあります。
コンセントは後から簡単に増やせるものではないので、初期工事を行う際には多めに設置しておくとよいでしょう。
コンセントの数に余裕があれば、スマートフォンやタブレットなどの充電にも使用できるのでとても便利です。

コンセントは数だけでなく、場所も考慮すべき要素です。
壁際にキャビネットを置きたくても、そこにコンセントがあれば電源をふさいでしまうことになります。
その反対に、パソコンデスクを置きたい場所にコンセントがなければ、延長コードを使用しなければなりません。
コンセントの位置からオフィスのレイアウトを考えて、使いやすい場所に家具を設置するようにしましょう。

2-3. 照明を工夫する

3つ目のポイントは、オフィスに設置する照明を工夫することです。
狭いオフィスでも、照明を工夫すれば空間を実際よりも広く見せることができます。
そのためには、明かりが反射する面積を大きくしなければなりません。
光を反射しにくいといわれる暗い色の家具や壁は避けて、薄い色や明るい色、木製のものを選ぶようにします。
明るい色の壁は、自然とそこに視線を引くことができるので、部屋を広く見せる効果があるといわれています。

単に照明を増やすのではなく、家具や壁の色を薄い色にして、明るいデザインのものを選びましょう。
特にこだわりたいのは、クライアントが使用する応接スペースです。
応接スペースの壁を明るい色にすれば、接客時にクライアントは実際よりも空間の広がりを感じて、居心地がよくなります。
それによって、商談がスムーズに進んでビジネスが成功する可能性もあるでしょう。

2-4. デッドスペースを活用する

最後のポイントは、デッドスペースを上手に活用することです。
十分に空間のある大きなオフィスであれば、少々のデッドスペースは有効活用しなくても、全体のスペースに与える影響は少ないかもしれません。
デッドスペースを放置して、活用しないケースも多いでしょう。
しかし、限られた空間しかない小規模オフィスでは、小さなデッドスペースをどのように活用するかはとても重要な問題になってきます。
デッドスペースの活用の仕方で、業務をどれだけ効率よく進められるかに差が出てくるといっても過言ではありません。

狭いデッドスペースでも高さがあるなら、その高さを収納に活かせます。
天井までの細長い棚を設置すると、そこに書類などを収納できます。
窓が大きいなら、上半分で明るい光を採り入れて、下半分にボードを設けてもよいでしょう。
全員で共有できるスケジュールボードにする、業務の進捗状況がわかるように連絡ボードにするなどの活用法があります。

3. 1人あたりの小規模オフィス面積の目安

業務に必要なスペースがどれくらいかを知るために、1人あたりのオフィス面積の目安を把握しておきましょう。
デスクとイスがあれば作業はできるかもしれませんが、それだけのスペースでは窮屈であり、快適とはいえません。
オフィスに必要とされる面積は、社員1人が業務をするのに必要な面積に人数をかければ算出できます。
一般的に、1人当たりの業務スペースは2~3坪程度の広さといわれています。
畳数でいうと、2坪がだいたい4畳くらいの広さです。

もちろん、最適な業務スペースは、仕事の内容や業種などによって変わってくるでしょう。
一日中オフィスにいてほとんどデスクワーク作業をするのであれば、快適に過ごすために1人当たり3坪程度は必要です。
反対に、営業などで外に出ることが多く内勤が少ない場合は、1人当たり2.5坪程度のスペースで計算するのが一般的です。
このようにして算出された基本的な面積に、会議スペースや機器を設置するスペース、応接スペースなどの、個人スペース以外で必要なスペースの面積を合わせます。
この合計面積を、業務に必要なスペースの目安としましょう。

4. 人数に応じた小規模オフィスレイアウトはどうすればいいの?

小規模オフィスとひと言でいっても、そこで働く人の数はオフィスによって幅があるでしょう。
そこで、小規模オフィスのレイアウトをどのようにすればよいのかを、働く人数別で紹介します。
自分のオフィスで働く社員数に応じて、レイアウトの方法を参考にしましょう。

4-1. 5人以下の場合

社員数が数人の小規模オフィスであるなら、レイアウトに関する個々の意見を取り入れやすいでしょう。
ひとりひとりの意向をよく聞いて、それに合わせて家具選びやトイレの場所などを検討することが大切です。

5人以下の少人数のオフィスの場合は、アットホームな雰囲気が魅力です。
その反面、働く場所というビジネスの雰囲気に欠けることがあるかもしれません。
エントランスに企業のロゴを貼るなど、デザインの工夫をすると目を引き、少人数でも「企業」や「ビジネス」を強くアピールできます。
オフィスのデスクやキャビネットなどは、業務内容を考えて動線を意識し、動きやすいように効率的な配置にしましょう。
事務スペースには圧迫感を与えない程度の高さのパーテーションを設置すると、ひとりひとりが事務作業に集中できます。
窓際にデスクを置くと、外の景色を眺めながらリラックスして作業ができるでしょう。

4-2. 10人以内の場合

6~10人程度の人数が勤務する場合は、個々の意見のすべてを全体のレイアウトに反映させることは難しくなります。
プロジェクトごとや業務内容ごとなどチームに分かれるのであれば、各チームのリーダーが代表で話し合ってレイアウトを決めていくと話を進めやすいでしょう。

白い壁を基調にしながら適度にアクセントカラーを入れると、明るく広がりのある空間になります。
応接スペースには、ガラスを組み合わせたローパーテーションを置くと圧迫感がなく、空間が明るくなります。
プライバシーに配慮して、外側から見えないようにガラスにシートを貼るとよいでしょう。
外勤の人が多いのであれば、壁に向かってデスクをつけることができます。
デスクの背後にキャビネットを設置すれば、使い勝手もよくなります。

4-3. 10人以上の場合

社員が10人以上の規模になると、上手にレイアウトを決めることは難しくなります。
専門家に依頼してデザインしてもらうことも、選択肢の一つに入れて検討するとよいでしょう。
このくらいの規模のオフィスでは、全体のバランスを見ながらうまく家具を配置したり、色合いや大きさを考えたりすることが必要となります。

曜日や時間で入れ替わる非常勤社員が多いなら、機能的なグループデスクを設置するのが一つの方法です。
グループデスクを設置すれば、デスクを誰も使っていない時間が少なくなり、省スペース化を図れます。
グループデスクは個人が作業台として使うほか、ミーティングテーブルとしても活用できます。
また、10人以上の規模のオフィスでは、空間をうまく活用することに加えて、社員同士の連携が取りやすいレイアウトにすることも大切なポイントです。
常勤社員のデスクは対面式にすると、スペースを有効活用できます。社員同士のコミュニケーションが取りやすくなり、作業効率も上がります。
社員の増員や業務拡大などで収納が増える可能性がある場合は、倉庫までフォークリフトが通るスペースも確保しておくとよいでしょう。

5. 能率があがる小規模オフィスのレイアウト事例

ここからは、能率アップを目指せる小規模オフィスのすぐれたレイアウト事例を紹介します。来客が多い、シフト制で入れ替わりが多いなど、オフィスの事情はそれぞれです。
各オフィスに合わせてデザインやレイアウトを決め、社内の作業効率を上げましょう。

5-1. 来客が多いオフィスレイアウト

まず、営業所を新設した、来客が多い小規模オフィスの事例です。
役員室には黒の家具を置いて、高級感や重厚感を演出しています。
執務スペースにはナチュラル感のある木製の家具を使って、役員室と区別しています。

来客が多いなら、小規模オフィスであっても待合スペースや応接スペースに余裕を見ておくことが必要です。
この事例では、待ち時間もゆったり過ごしてもらえるように、待合スペースを広めに確保しました。
空間にゆとりがあるので、待合スペースから応接スペースへの動きもスムーズにできます。
来客が多いオフィスは、来客のプライバシーへの配慮も必要です。
広めにスペースを確保して動線に配慮するなら、来客のプライバシーを守れます。
業務スペースと、応接スペースや打ち合わせをするスペースを分けるなどの工夫も求められるでしょう。

5-2. 対面型のオフィスレイアウト

限られたスペースに効率よく人員を配置するために、対面型のオフィスレイアウトにした事例もあります。
この事例では、ひとりひとりのデスクを設置するのではなく、大きなテーブルを設置して数人で使うことにしました。
2つのテーブルを対面式にすることで、省スペース化を実現させています。
テーブルの上には物を置かないようにして、引き出しもなくし、収納は棚に集約させました。
レイアウトや収納をよく考えることで、狭いオフィスでも大人数での業務が可能となっています。

対面型のレイアウトは、オフィスレイアウトの中でも一般的です。
メリットは、ほかの人の様子がよくわかり、業務の進め具合を確認しやすいことです。
コミュニケーションを取りやすいので、グループ作業などチームで働くときに向いています。
管理者の目が社員ひとりひとりまで届きやすく、フォロー体制も取りやすいでしょう。
パソコンのスペースが集約されるので、OA機器の配線がしやすいというメリットもあります。

5-3. 壁を有効活用したオフィスレイアウト

スペースを最大限に活かすために、壁をうまく使った事例もあります。
壁一面にポスターやグラフィックデザインを貼って、個性を演出しました。アート作品を壁に設置することは、デザイン会社など芸術性を重視する職種にぴったりです。
芸術と関係のない職種であっても、業務の能率をアップする効果が期待できます。
おしゃれな空間になるので、若い人からの評判もよいでしょう。

小規模オフィスでよくある悩みは収納スペースが少ないことなので、壁面を収納として活用することもできます。
壁面に吊戸棚を設置すると、収納スペースを大幅に増やせます。
簡単にできるのは、壁に壁掛けフックをつけて、フックにカゴをかける収納法です。
カゴの中に、文房具や充電器、お茶セットなどさまざまな物を収納できます。
壁面収納の利点は、床に物を直接置くよりもすっきり見えることです。
床にたくさんの物が置いてあると雑然とした雰囲気になり、空間もより狭く見えてしまいます。
床に物があまりなければ広く見えるうえ、掃除機などをかけるときも掃除がしやすくなります。

5-4. フリーアドレスのオフィスレイアウト

小規模オフィスであっても、シフト制で入れ替わりながらたくさんの人が働くケースもあります。
そこで、次に紹介するのはシフト制で40人程度が働いている、人の入れ替わりが多いオフィスの例です。
このオフィスではフリーアドレスを取り入れて、複数のデスクをいろいろな人が使えるようにしました。
フリーアドレスなら席が固定ではないので、その日に出勤しない人のために席が一日無駄になることはありません。
営業や出張などで日中空席になるデスクが多いなら、フリーアドレスが向いています。
働く人は好きな場所で働くことができるので、気分転換にもなるでしょう。
固定のメンバー以外ともコミュニケーションが取りやすくなり、オフィスの活性化にもつながります。
デスク以外に、ロッカーや靴箱なども共有することができます。

この事例では、女性や若い社員が多かったため、部署ごとにイスの色を変えて変化をつけました。
オフィスがポップで活気のあるイメージになると、働くモチベーションアップにもつながるでしょう。
オフィス全体を白で統一することにより、全体的に明るく清潔感のある雰囲気になっています。
書庫の上を作業台にするなど、狭いスペースを効率よく使う工夫もされています。

6. 小規模オフィスレイアウトで注意すべきこと

小規模オフィスのレイアウトを考える際には、注意しなければならないこともいくつかあります。
スペースが限られていることがデメリットとして表れることがないように、小規模オフィスならではの注意点に留意してレイアウトを決めることが大切です。

6-1. 人が増えることを想定したレイアウトにする

今のところは働く人の数の少なくても、いずれ人が増えるかもしれません。
事業の拡大にともない、入居時よりもオフィスで働く人員が増加する可能性があることを予想しておきましょう。
たとえば、オフィスの中で縮小できるスペースの範囲を検討しておくことができます。
業務に大きなデスクトップパソコンや、容量の大きなパソコンが必要なければ、ノートパソコンで十分かもしれません。
収納が必要となる書類を増やさないために、社員同士の連絡はデータでやり取りするなどの工夫も必要です。
ミーティングで必要な資料はメールに添付して配布する、印刷はどうしても必要なときのみにするなど一定のルールを設ければ、紙ベースの書類は大幅に減らすことができます。

オフィスで使用する備品も、縮小できるものがないかどうか検討してみることができます。
コピー機はマルチ機能がついた大型のものではなく、業務に必要な機能を備えたコンパクトなコピー機にすれば、スペースを縮小できるでしょう。
書類は保管する期間を決めて定期的にまとめて処分するなど、収納するもの自体を減らすようにします。
棚へ入れるものを減らせば、収納棚をどんどん増やす必要がなくなるので、省スペース化になります。

6-2. 音が出るものに配慮する

小さな部屋で音にストレスを感じてしまうことがないように、音が出るものに配慮することも必要です。
業務に使用する機器で大きな音がするものは、部屋の隅や壁際に置くようにします。
たとえば、コピー機の音は大きいので、最初にオフィスの中の反響しにくい場所へ設置します。
その後に、ほかのもののレイアウトを決めていくとよいでしょう。
シュレッダーをよく使うオフィスなら、購入する際に静音性を重視してシュレッダーを選びます。
小規模オフィスでは、近くでシュレッダーを使用されると気が散り、業務に集中できなくなる可能性もあるからです。

狭い空間では、トイレの音もれも気になりやすいものです。
業務スペースとトイレをできるだけ離すために、間に保管庫を設置するという方法があります。
業務スペースとトイレの距離がどうしても近くなってしまうなら、トイレの近くに音の出る機器を置く、簡易の流水音が出る装置を使用するなどの配慮が必要です。誰もがトイレを快適に使用でき、業務にも集中しやすいようなレイアウトを考えましょう。

7. レイアウトの工夫がしやすい小規模オフィス!使う人に合わせよう

使う人に合わせてレイアウトの工夫がしやすい小規模オフィスは、企業の用途に合ったレイアウトにして効率を上げることも可能です。自分の会社に合ったレイアウトのイメージができてきたら、次はオフィスを借りるステップです。
希望に合わせてさまざまな条件から選べる、賃貸事務所や貸オフィスの使用を検討してみましょう。

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